Premier mandat (workflow)

Tu viens de t'inscrire sur le logiciel de gestion locative Locatik et tu souhaites démarrer rapidement avec ton premier mandat ? Ce guide te présente les étapes essentielles pour bien commencer avec ton outil de gestion locative professionnel.

1. Finaliser la configuration de base

Avant de créer ton premier mandat avec le logiciel de gestion locative Locatik, assure-toi d'avoir bien configuré les éléments de base :

• Complète ton profil en ajoutant tes informations d'agence
• Configure tes tarifs standards qui serviront de base pour tous tes mandats
• Vérifie tes modèles de documents pour t'assurer qu'ils correspondent à tes besoins

Conseil pratique : Prends le temps de configurer correctement ces éléments dès le début, cela te fera gagner beaucoup de temps par la suite ! Consulte la section Configuration initiale pour des instructions détaillées sur cette configuration initiale.

2. Ajouter un ou plusieurs propriétaires

La première étape concrète consiste à créer les fiches de tes propriétaires :

1. Dans l'en-tête, clique sur + (créer une personne), puis choisis le rôle Propriétaire
2. Renseigne les informations principales :
   • Informations personnelles (nom, prénom, date de naissance)
   • Coordonnées (adresse, téléphone, email)
   • Informations fiscales et bancaires
3. Si le bien appartient à plusieurs propriétaires, ajoute chacun d'entre eux

Une fois le ou les propriétaires du bien créés avec la catégorie Propriétaire, tu es automatiquement redirigé vers la page de création d'un local avec ses lots.

3. Ajouter un local et ses lots

Une fois les propriétaires créés, tu peux ajouter leur bien immobilier :

1. Soit tu es redirigé automatiquement vers la création du local, soit tu ouvres la fiche propriétaire → onglet Locaux → Créer un local (ou + Propriété dans l'en-tête)
2. Informations générales : renseigne l'adresse, la zone, la copropriété, les parties communes et les propriétaires. Enregistre la propriété.
3. Attestation de propriété : cette étape se déverrouille après la création. Ajoute le justificatif.
4. Lots : cette étape se déverrouille aussi après la création. Clique sur Ajouter un lot et précise :
   • Surface, nombre de pièces
   • Équipements et services
   • DPE et autres diagnostics obligatoires : nécessaires au mandat !

Important : tu ne peux plus ajouter un lot avant d'avoir créé la propriété. Les photos se gèrent ensuite dans l'annonce.

4. Générer un mandat et l'activer

Astuce : Tu pourras revenir plus tard sur le mandat. Utilise la recherche en haut pour retrouver le propriétaire, onglet Locaux, puis Créer un mandat ou l'icône d'accès au mandat existant.

Maintenant que tu as créé tes propriétaires et leurs biens, tu peux générer un mandat :

1. Depuis la fiche du bien, clique sur Créer un mandat
2. Sélectionne le type de mandat (gestion, location)
3. Paramètre les honoraires et commissions :
   • Tu peux utiliser tes tarifs standards préalablement configurés
   • Ou personnaliser les tarifs pour ce mandat spécifique
4. Génère le document de mandat
5. Pour l'activer, deux possibilités :
   • Signature électronique : envoie le mandat par email pour signature en ligne
   • Import d'un fichier signé : si tu as déjà un mandat papier signé, numérise-le et importe-le dans le système

Conseil : La signature électronique simplifie énormément le processus et offre une meilleure traçabilité.

Attention : Si tu as déjà un registre mandat gestion précédent, corrige les numéros de mandat pour réintégrer ton registre correctement chez nous. Clique sur le bouton Reprise = Oui et modifie en haut à gauche le numéro pour qu'il soit conforme au précédent registre. Si tu n'en as pas, ne modifie pas ce numéro automatique. Ton registre doit être continu.

Important : En bout de ligne de chaque lot, tu as un crayon pour personnaliser tous les tarifs annexes. Relis bien car ton annexe 1 en fera état et c'est ce qui sera prélevé au client à chaque action.

5. Créer un bail ou faire une reprise

Une fois le mandat activé, tu peux gérer la location du bien :

Créer un nouveau bail

1. Depuis la fiche du bien, clique sur Créer un bail
2. Renseigne les informations du ou des locataires
3. Définis les conditions du bail :
   • Date de début et durée
   • Montant du loyer et des charges
   • Dépôt de garantie
4. Génère le contrat de bail et les documents annexes

Ou reprendre un bail existant

Si tu gères un bien déjà loué, tu dois faire une reprise de bail :

1. Depuis la fiche du bien, sélectionne Reprise de bail
2. Indique s'il s'agit d'un bail passé (en cours) ou futur
3. Selon la situation :
   • Bail passé : cela générera des quittances qu'il faudra ensuite rapprocher ! Regarde la rubrique dédiée aux baux pour être sûr.
   • Bail futur : tu pourras paramétrer la date de début sans impact sur l'historique

Important : Les incidences de ces choix sont importantes :

• Une reprise de bail passé te permettra de gérer l'historique complet mais nécessite d'importer les données antérieures. Les flux comptables ne seront pas simples à resaisir selon les cas.
• Une reprise de bail futur est plus simple mais ne te donnera pas accès aux données historiques

Conclusion

En suivant ces étapes, tu auras créé ton premier mandat complet et mis en place les bases d'une gestion efficace. Tu pourras ensuite explorer les fonctionnalités plus avancées comme la facturation automatique, le suivi des charges ou la gestion des travaux.

N'oublie pas que la qualité des informations saisies dès le départ conditionnera l'efficacité de ton CRM au quotidien !