Workflow 'Créer ton premier mandat' avec Locatik
Tu viens de t'inscrire sur le logiciel de gestion locative Locatik et tu souhaites démarrer rapidement avec ton premier mandat ? Ce guide te présente les étapes essentielles pour bien commencer avec ton outil de gestion locative professionnel.
1. Finaliser la configuration de base
Avant de créer ton premier mandat avec le logiciel de gestion locative Locatik, assure-toi d'avoir bien configuré les éléments de base :
- Complète ton profil en ajoutant tes informations d'agence
- Configure tes tarifs standards qui serviront de base pour tous tes mandats
- Vérifie tes modèles de documents pour t'assurer qu'ils correspondent à tes besoins
Conseil pratique : Prends le temps de configurer correctement ces éléments dès le début, cela te fera gagner beaucoup de temps par la suite ! Consulte la section Avant de commencer pour des instructions détaillées sur cette configuration initiale.
2. Ajouter un ou plusieurs propriétaires
La première étape concrète consiste à créer les fiches de tes propriétaires :
- Accède au menu Personnes puis Ajouter un propriétaire
- Renseigne les informations principales :
- Informations personnelles (nom, prénom, date de naissance)
- Coordonnées (adresse, téléphone, email)
- Informations fiscales et bancaires
- Si le bien appartient à plusieurs propriétaires, ajoute chacun d'entre eux
3. Ajouter un local et ses lots
Une fois les propriétaires créés, tu peux ajouter leur bien immobilier :
- Va dans Locaux puis Ajouter un bien
- Informations générales -> Renseigne l'adresse complète du bien et les informations générales de l'immeuble dont la description qui apparaitra sur ton mandat de gestion. Les communs seront utiles pour l'annonce et les baux, remplis les correctement.
- Lots -> Ajoute un ou plusieurs lots rapidement en précisant les informations dédiées à chacun :
- Surface, nombre de pièces
- Équipements et services
- DPE et autres diagnostics obligatoires : nécessaire au mandat !
- Attestation de propriété -> Ajoute le document "attestation de propriété"
Important : Les photos et documents pourront être ajoutés ultérieurement mais gagne du temps, mets ton dossier au carré dès le départ.
4. Générer un mandat et l'activer
Astuce : Tu pourras revenir sur cette page plus tard si tu le souhaites tant pour finaliser le mandat que pour le modifier. Il te suffira d'utiliser la barre de recherche en haut de page pour trouver ton propriétaire puis d'aller dans vue d'ensemble puis de cliquer sur "créer" ou sur le petit oeil.
Maintenant que tu as créé tes propriétaires et leurs biens, tu peux générer un mandat :
- Depuis la fiche du bien, clique sur Créer un mandat
- Sélectionne le type de mandat (gestion, location)
- Paramètre les honoraires et commissions :
- Tu peux utiliser tes tarifs standards préalablement configurés
- Ou personnaliser les tarifs pour ce mandat spécifique
- Génère le document de mandat
- Pour l'activer, deux possibilités :
- Signature électronique : envoie le mandat par email pour signature en ligne
- Import d'un fichier signé : si tu as déjà un mandat papier signé, numérise-le et importe-le dans le système
Conseil : La signature électronique simplifie énormément le processus et offre une meilleure traçabilité.
Attention : Si tu as déjà un registre mandat gestion précédent, corrige les numéros de mandat pour réintégrer ton registre correctement chez nous. Clique sur le bouton Reprise = Oui et modifie en haut à gauche le numéro pour qu'il soit conforme au précédent registre. Si tu n'en as pas, ne modifie pas ce numéro automatique. Ton registre doit être continu.
Important : En bout de ligne de chaque lot, tu as un crayon pour personnaliser tous les tarifs annexes. Relis bien car ton annexe 1 en fera état et c'est ce qui sera prélevé au client à chaque action.
5. Créer un bail ou faire une reprise
Une fois le mandat activé, tu peux gérer la location du bien :
Créer un nouveau bail
- Depuis la fiche du bien, clique sur Créer un bail
- Renseigne les informations du ou des locataires
- Définis les conditions du bail :
- Date de début et durée
- Montant du loyer et des charges
- Dépôt de garantie
- Génère le contrat de bail et les documents annexes
Ou reprendre un bail existant
Si tu gères un bien déjà loué, tu dois faire une reprise de bail :
- Depuis la fiche du bien, sélectionne Reprise de bail
- Indique s'il s'agit d'un bail passé (en cours) ou futur
- Selon la situation :
- Bail passé : cela générera des quittances qu'il faudra ensuite rapprocher ! Regarde la rubrique dédiée aux baux pour être sûr.
- Bail futur : tu pourras paramétrer la date de début sans impact sur l'historique
Important : Les incidences de ces choix sont importantes :
- Une reprise de bail passé te permettra de gérer l'historique complet mais nécessite d'importer les données antérieures. Les flux comptables ne seront pas simples à resaisir selon les cas.
- Une reprise de bail futur est plus simple mais ne te donnera pas accès aux données historiques
Conclusion
En suivant ces étapes, tu auras créé ton premier mandat complet et mis en place les bases d'une gestion efficace. Tu pourras ensuite explorer les fonctionnalités plus avancées comme la facturation automatique, le suivi des charges ou la gestion des travaux.
N'oublie pas que la qualité des informations saisies dès le départ conditionnera l'efficacité de ton CRM au quotidien !