Création d'un bail avec le logiciel de gestion locative Locatik

Tu t'apprêtes à créer un nouveau bail avec le logiciel de gestion locative Locatik ? Super ! Ce guide va te guider pas à pas pour que tout se déroule sans accroc.

Avant de commencer

Avant de te lancer, assure-toi d'avoir sous la main :

• Les informations complètes des locataires (identité, coordonnées)
• Les détails du bien à louer (lot ou chambre)
• Le montant du loyer et des charges
• La date d'entrée prévue
• Le montant du dépôt de garantie

💡 Conseil : Prépare tous les documents à l'avance pour gagner du temps lors de la saisie !

Conformité garantie

Nos outils administratifs t'assurent la conformité de tous tes baux avec la réglementation en vigueur grâce à des modèles mis à jour automatiquement.

Étape 1 : Accéder au formulaire de création

Tu as plusieurs façons d'accéder au formulaire de création de bail :

Depuis une annonce

1. Accède à la page "Annonces" dans le menu principal
2. Trouve l'annonce concernée
3. Clique sur le bouton "Créer un bail" en bout de ligne

   💡 Avantage : Les informations du bien sont automatiquement pré-remplies !

Depuis la page d'un propriétaire

1. Accède à la section "Baux" dans le menu principal
2. Clique sur "Créer un bail" en haut à droite
3. Choisis le lot sur lequel tu veux créer un bail

Depuis la page d'un lot

1. Depuis la Vue d'ensemble, choisis un lot
2. Va dans l'onglet Baux
3. Clique sur créer un bail

Un formulaire en plusieurs étapes va s'afficher. Remplissons-le ensemble !

Aperçu des étapes du formulaire

Le formulaire de création de bail se divise en plusieurs étapes que tu vas retrouver dans l'ordre suivant :

1. Informations générales - Choix du bien, type de location, etc.
2. Reprise - Option de reprise d'un bail existant (généralement sur "Non" pour un nouveau bail)
3. GLI - Garantie Loyers Impayés
4. Locataires / Garants - Informations sur les occupants et leurs garants éventuels
5. Allocations - Aides au logement si applicable
6. Frais - Frais d'agence et autres frais liés à l'établissement du bail
7. Loyer - Montant et paramètres du loyer
8. Charges - Détail des charges locatives
9. Dépôt de garantie - Montant et gestion du dépôt
10. Mode de production - Configuration des quittances et autres documents
11. Récapitulatif - Vérification finale avant création

Maintenant, détaillons chaque partie du processus :

Étape 1 : Informations générales

Dans cette première partie du formulaire :

1. Choisis le type de bien : lot entier ou chambre
2. Sélectionne le bien concerné dans la liste déroulante
3. Vérifie les informations du bien (adresse, surface...)
4. Indique le type de bail :
   • Meublé
   • Non meublé
   • Commercial
   • Saisonnier
   • Mixte
   • Mobilité

Exemple concret : Tu gères l'appartement de Marie au 24 rue des Lilas. Sélectionne ce lot dans la liste, et toutes ses caractéristiques s'afficheront automatiquement !

💡 Astuce : Si tu as déjà créé une annonce pour ce lot, tout en haut, clique sur Créer à partir d'une annonce. Aucune resaisie ne sera nécessaire !

Étape 2 : Reprise

Pour un nouveau bail, l'option "Reprise" doit toujours être réglée sur "Non".

Si tu récupères un bail déjà en cours :

1. Coche "Reprise de gestion" (Oui)
2. Indique la date de reprise
3. Précise si des impayés sont en cours

=> Passe à la rubrique dédiée aux reprises !

⚠️ Important : Pour un nouveau bail créé de zéro ou depuis une annonce, laisse l'option "Reprise" sur "Non" (valeur par défaut). L'option "Oui" est uniquement destinée aux baux déjà existants que l'on intègre dans Locatik.

Étape 3 : GLI (Garantie Loyers Impayés)

À cette étape, tu peux indiquer si le bail bénéficie d'une assurance GLI :

1. Précise si le bail est couvert par une GLI
2. Si oui, sélectionne l'assureur parmi les options disponibles. Si non, ajoute un justificatif te sécurisant

💡 Astuce : La GLI sécurise les revenus locatifs en cas d'impayés du locataire. C'est une protection supplémentaire pour le propriétaire.

Étape 4 : Locataires / Garants

C'est le moment d'indiquer qui va occuper le logement et d'ajouter d'éventuels garants :

Pour les locataires :

1. Clique sur "Ajouter un locataire"
2. Si le locataire existe déjà dans ta base :
   • Tape son nom et sélectionne-le dans la liste
3. Sinon, crée une nouvelle fiche :
   • Remplis les champs obligatoires (nom, prénom, date de naissance)
   • Ajoute ses coordonnées (email, téléphone)
   • Précise sa situation professionnelle (facultatif)

⚠️ Important : Chaque locataire présent au bail recevra des identifiants de connexion et des courriers à son nom.

Pour les garants :

1. Clique sur "Ajouter une garantie"
2. Choisis le type :
   • Caution personne physique (parents, amis...)
   • Garantie Visale ou autre
   • Caution entreprise ou organisme

Pour une caution personne physique :

1. Renseigne l'identité du garant
2. Précise sa situation professionnelle
3. Ajoute ses revenus mensuels

💡 Astuce : Pour les jeunes locataires ou étudiants, la garantie Visale est souvent une excellente solution !

Étape 5 : Allocations

Si le locataire bénéficie d'aides au logement :

1. Indique le type d'allocation (APL, ALF, ALS)
2. Précise le montant estimé de l'aide
3. Choisis le mode de versement (direct au bailleur ou au locataire)

💡 Astuce : Si l'aide est versée directement à l'agence, Locatik pourra en tenir compte dans les appels de fonds.

Étape 6 : Frais

Détaille ici les frais liés à l'établissement du bail :

1. Frais d'agence (visite, constitution du dossier, rédaction du bail)
2. Frais d'état des lieux
3. Autres frais éventuels (s'ils sont autorisés par la législation)

N'oublie pas de respecter les plafonds légaux en vigueur !

Étape 7 : Loyer

Cette étape est cruciale pour la gestion future du bail :

1. Fixe le montant du loyer mensuel hors charges
2. Paramètre le paiement :
   • Fréquence (mensuelle, trimestrielle...)
   • Jour de paiement (par défaut le 5 du mois)
3. Indique les dates :
   • Date de début du bail
   • Date de fin (si bail à durée déterminée)
   • Date prévue pour l'état des lieux d'entrée

Exemple :

• Loyer : 750€
• Paiement : mensuel, le 5 de chaque mois
• Début du bail : 15 mars 2023
• État des lieux : 14 mars 2023

⚠️ À noter : Si le bail démarre en cours de mois, Locatik calculera automatiquement un prorata pour la première quittance !

Étape 8 : Charges

Si tu as déjà ajouté les charges dans l'annonce, elles seront automatiquement récupérées et tu n'auras rien à ressaisir. Si tu as créé l'annonce de zéro, c'est maintenant le moment de détailler ces charges :

1. Clique sur "Ajouter une charge"
2. Sélectionne le type de charge (eau, électricité, chauffage...)
3. Indique le montant mensuel par ligne (ça te permet de faire une régularisation annuelle par charge)
4. Précise si la charge est récupérable ou non

Locatik calcule automatiquement le total qui doit correspondre au montant des provisions que tu as indiqué précédemment.

Étape 9 : Dépôt de garantie

À cette étape :

1. Indique le montant du dépôt de garantie
2. Précise qui conserve le dépôt de garantie :
   • Toi (l'agence)
   • Le propriétaire

Étape 10 : Mode de production

Tu l'as déjà certainement configuré mais si tu le souhaites, tu peux modifier ou adapter le mode de chauffage ou d'eau chaude. Cela générera les relances.

1. Choisis le modèle de bail à utiliser
2. Paramètre les quittances (envoi automatique ou non)
3. Configure les rappels en cas de retard de paiement

Étape 11 : Récapitulatif

Une fois toutes les informations saisies :

1. Vérifie l'ensemble des données sur l'écran récapitulatif
2. Clique sur "Créer le bail"
3. Confirme ton action

Félicitations ! Le bail est créé dans Locatik. Tu seras maintenant dirigé vers une deuxième page où tu pourras :

1. Transformer les modèles Word préremplis en PDF
2. Vérifier et compléter les diagnostics techniques qui seront annexés au bail
3. Préparer tous les documents pour la signature électronique

Cette étape est cruciale pour finaliser le dossier locatif et s'assurer que tous les documents sont conformes avant la signature par les différentes parties.

⚠️ Important : Vérifie attentivement chaque diagnostic technique (DPE, amiante, électricité, etc.) avant de les intégrer aux annexes du bail. Ces documents doivent être à jour et conformes à la réglementation en vigueur. Les modifications qui tu vas réaliser seront sauvegardés sur ton lot.

Que se passe-t-il ensuite ?

Une fois le bail signé :

1. Le bien passe en statut "Loué"
2. Un appel de fonds pour le dépôt de garantie et les honoraires, si demandés, est généré)
3. La première quittance est préparée (avec prorata si nécessaire)

Bonnes pratiques

Pour créer des baux efficacement :

1. Vérifie l'exactitude des informations avant validation
2. Prépare tous les documents nécessaires à l'avance
3. Explique clairement au locataire le fonctionnement des quittances
4. N'oublie pas les annexes obligatoires (DPE, état des risques...)

Checklist complète

Pour ne rien oublier :

• ✅ Vérifier la disponibilité du bien
• ✅ Collecter les informations des locataires
• ✅ Définir les montants (loyer, charges, dépôt)
• ✅ Ajouter les garanties nécessaires
• ✅ Planifier l'état des lieux
• ✅ Préparer la remise des clés
• ✅ Informer le propriétaire de la location
• ✅ Vérifier les calculs de prorata
• ✅ Préparer les diagnostics techniques à jour
• ✅ Transformer les documents Word en PDF pour la signature

Voilà ! Tu sais maintenant comment créer un bail complet dans Locatik et préparer tous les documents nécessaires pour la signature. En cas de doute ou pour modifier certaines informations, tu pourras toujours revenir sur la fiche du bail.