Créer un mandat avec le logiciel de gestion locative Locatik

La création d'un mandat est une étape fondamentale dans la gestion de tes biens immobiliers avec le logiciel de gestion locative Locatik. Ce document te guidera pas à pas dans cette démarche essentielle pour établir une relation contractuelle solide avec tes propriétaires.

Prérequis

Avant de créer un mandat, assure-toi d'avoir :

1. Créé le propriétaire concerné dans le système (avec toutes ses coordonnées complètes)
2. Ajouté la propriété et ses lots (avec les détails techniques et surfaces exactes)
3. Préparé les informations nécessaires (honoraires, dates, numéros de compte bancaire, etc.)
4. Vérifié les pièces justificatives du propriétaire (identité, titre de propriété)

Important : La qualité des informations saisies à cette étape conditionnera la validité juridique du mandat et facilitera ta gestion quotidienne.

Étapes de création d'un mandat

1. Accéder au formulaire de création

Tu as deux possibilités pour démarrer la création d'un mandat :

• Depuis la fiche d'un propriétaire : clique sur l'option "Créer un mandat" dans le menu d'actions
• Depuis la page propriété : sélectionne l'onglet "Mandat" puis clique sur le bouton "Créer"

Astuce : La première méthode est plus rapide si tu viens de créer le propriétaire.

2. Choisir le type de mandat

Sélectionne le type de mandat adapté aux besoins du propriétaire :

• Mandat de gestion (carte G) : pour la gestion locative complète du bien
• Mandat de location (carte T) : pour la mise en location uniquement

3. Gérer les grappes de propriétaires

Si plusieurs propriétaires partagent le même bien :

1. Détermine s'il faut créer une nouvelle grappe ou utiliser une grappe existante
2. Dans le cas d'une nouvelle grappe, définis les répartitions entre propriétaires
3. Précise le compte bancaire commun pour les versements

Explication : Une grappe permet de regrouper plusieurs propriétaires pour un même bien (exemple : couple marié, indivision, SCI). Les rapports de gestion seront communs.

4. Tarification dédiée à chaque lot

Pour chaque lot, tu pourras définir :

• Les honoraires de gestion (pourcentage, minimum, plafond)
• Les options complémentaires (GLI, PNO, etc.)
• Les frais annexes (état des lieux, mise en location, etc.)
• Les spécificités techniques ou juridiques du lot

Attention : Vérifie bien que tous les lots souhaités par le propriétaire sont inclus, car l'ajout ultérieur nécessiterait un avenant.

5. Configurer les honoraires

Tu as deux options pour définir les honoraires :

• Utiliser les tarifs standards : applique automatiquement les tarifs prédéfinis dans tes paramètres
• Personnaliser les tarifs : adapte les honoraires spécifiquement pour ce mandat

Pour la personnalisation, tu peux modifier :

• Le pourcentage sur les encaissements
• Le montant minimum mensuel d'honoraires
• Le plafond d'honoraires
• Les frais de clôture annuelle
• Tous les tarifs annexes (via l'icône crayon)

Stratégie : Consulte la page "Personnaliser les tarifs" pour des conseils sur l'élaboration d'une politique tarifaire adaptée à chaque situation.

6. Définir les dates et la durée

Renseigne avec précision les éléments temporels du mandat :

• Date de signature : jour de signature effective du document (aujourd'hui ou date antérieure)
• Date de prise d'effet : jour à partir duquel le mandat sera actif (peut différer de la date de signature)
• Durée du mandat : généralement 12 mois, mais personnalisable selon l'accord avec le propriétaire

Conseil juridique : Prévoir une date d'effet postérieure à la signature laisse au propriétaire le temps de respecter son préavis avec son précédent gestionnaire.

8. Valider et générer le document

Une fois toutes les informations saisies :

1. Clique sur "Enregistrer" pour sauvegarder le mandat dans le système
2. Le système attribue automatiquement un numéro de mandat suivant ton registre
3. Tu peux maintenant générer le PDF du mandat avec toutes ses annexes
4. Vérifie l'exactitude de toutes les informations avant l'envoi au propriétaire

Après la création

Une fois ton mandat créé et vérifié, plusieurs actions sont possibles :

• Signature électronique : envoie le mandat via la plateforme intégrée pour une signature rapide et sécurisée
• Signature manuscrite : imprime le document pour une signature en personne
• Suivi du statut : visualise l'avancement dans le tableau de bord des mandats

Procédure recommandée : Utilise la signature intégrée, on s'occupe de l'email et des relances !

Cas pratiques détaillés

Exemple 1 : Mandat de gestion pour un appartement

Monsieur Martin possède un T3 à Lyon qu'il souhaite te confier en gestion :

1. Tu accèdes à sa fiche propriétaire
2. Tu sélectionnes "Créer un mandat"
3. Tu choisis "Mandat de gestion"
4. Tu sélectionnes le lot correspondant à son T3
5. Tu définis les honoraires à 7% des encaissements (au lieu de tes 8% en standard)
6. Tu ajoutes l'option GLI à 2.5% du loyer charges comprises (au lieu de tes 3% en standard)
7. Tu indiques la date du jour pour la signature et une durée de 12 mois
8. Tu valides et génères le document à signer
9. Tu l'envoies par signature électronique à M. Martin

Exemple 2 : Mandat de gestion pour un propriétaire multi-lots

Madame Dupont possède 3 studios dans le même immeuble :

1. Tu accèdes à sa fiche propriétaire
2. Tu crées un mandat de gestion
3. Tu sélectionnes les 3 lots concernés
4. Tu personnalises les honoraires avec un tarif dégressif :
   • 7% pour le premier lot
   • 6.5% pour les deux autres
5. Tu ajoutes une option PNO groupée pour les 3 biens
6. Tu définis une date d'effet au 1er du mois prochain
7. Tu génères le mandat incluant les 3 lots dans un document unique
8. Tu prévois une signature en agence avec Mme Dupont

Exemple 3 : Mandat pour un couple de propriétaires (grappe)

M. et Mme Petit sont propriétaires en commun d'une maison :

1. Tu crées une grappe pour regrouper les deux propriétaires
2. Tu définis une répartition à 50/50 des revenus
3. Tu saisis les coordonnées du compte bancaire commun
4. Tu crées un mandat de gestion et location
5. Tu sélectionnes le lot "maison" et configures les honoraires standards
6. Tu précises les modalités de signature (les deux propriétaires doivent signer)
7. Tu génères le mandat qui comportera l'identité des deux propriétaires
8. Tu envoies le document par signature électronique aux deux parties

Conseil pratique : Dans le cas d'une indivision ou d'un couple, vérifie toujours qui est habilité à signer le mandat et dans quelles conditions.

La création rigoureuse et détaillée d'un mandat est la base d'une gestion locative sereine et conforme aux obligations légales. Prends le temps nécessaire pour configurer chaque mandat avec précision.