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Enregistrer une dépense

Si vous refacturez des frais à vos propriétaires ou locataires, vous pouvez utiliser cet onglet "ajouter une facture" mais vous devez préalablement générer une facture depuis votre facturier. Ensuite, vous ajouterez votre facture comme si vous étiez un tiers classique.

À quoi sert l'enregistrement des dépenses (facture) ?​

Quand tu gères des biens immobiliers avec le logiciel de gestion locative Locatik, tu dois suivre toutes les dépenses liées à ces biens. Il peut s'agir de factures de fournisseurs, de charges de copropriété, ou encore d'impôts comme la taxe foncière.

Le logiciel de gestion locative Locatik te permet d'enregistrer facilement ces dépenses, tout en les catégorisant automatiquement pour :

  • Savoir si elles sont déductibles fiscalement (déductible/non déductible)
  • Déterminer si elles doivent être refacturées aux locataires (Non / en immédiat / sur des provisions)
  • Choisir qui règle le fournisseur via la colonne Règlement fournisseur :
    • Propriétaire via l'agence
    • Propriétaire en direct
Comptabilité simplifiée

Notre module comptabilité s'intègre parfaitement avec ton expert-comptable et respecte toutes les normes fiscales en vigueur pour une gestion optimale de tes dépenses.

Comment enregistrer une nouvelle dépense ?​

Accéder à la page de création​

  1. Va sur la fiche du bien concerné par la dépense
  2. Clique sur l'onglet "Factures"
  3. Clique sur le bouton "Ajouter une facture"
  4. Choisis un type de facture : Appel de fonds ou Frais et charges

Remplir les informations générales​

Dans cette première partie, tu dois renseigner :

  • Référence : C'est important, elle sera communiquée au fournisseur s'il est payé par toi
  • Date de facture et/ou période : Renseigne la date exacte de la facture ou une période. C'est très important pour une régularisation de charges fiable.
  • Fournisseur : Sélectionne le fournisseur de cette dépense (ou crée-en un nouveau)
  • Lots concernés : Sélectionne le(s) lot(s) auxquels cette dépense s'applique

Détailler les dépenses​

C'est ici que tu vas préciser la nature des dépenses et comment elles doivent être traitées.

Pour chaque dépense, tu dois renseigner :

  1. Catégorie fiscale : Permet de classer la dépense pour la déclaration d'impôts

    • Exemple : Travaux, Charges récupérables, Taxe foncière, etc.

  2. Type de régularisation : Définit comment cette dépense sera traitée vis-à-vis du locataire

    • Immédiate : Sera réclamée immédiatement au locataire
    • Provision : Sera prise en compte lors de la régularisation annuelle des charges
    • Aucune : Reste à la charge du propriétaire

  3. Charge/Libellé :

    • Si c'est une provision, sélectionne le type de charge pour simplifier la régularisation future
    • Si c'est immédiat, donne un libellé explicite

  4. Montant : Le montant de la dépense

  5. Type de dépense : Précise si la dépense est déductible fiscalement

    • Déductible : réduit le revenu imposable du propriétaire
    • Non déductible : ne modifie pas le revenu imposable

Ces informations alimenteront tes aides à la déclaration transmises chaque année.

  1. Règlement fournisseur : Indique qui règle le fournisseur
    • Propriétaire via l'agence : le montant est payé par l'agence en débitant le compte du propriétaire
    • Propriétaire en direct : aucun paiement fournisseur n'est déclenché par l'agence (le propriétaire règle directement)
Exemple concret

Tu reçois une facture de 200€ pour le remplacement d'un robinet sur la propriété de Mr Jean. Tu l'enregistres comme :

  • Catégorie fiscale : Réparations
  • Type de régularisation : Aucune (car c'est une réparation à sa charge)
  • Libellé : Remplacement robinet cuisine
  • Type de dépense : Déductible
  • Règlement fournisseur : Propriétaire via l'agence (le plombier est payé par l'agence en débitant le propriétaire)
remarque

Détailler votre facture​

Dans certains cas :

  • une partie de votre facture est déductible ou non,
  • si l'ensemble de la facture n'est pas imputable à votre locataire,
  • ou si vous ne devez régler au fournisseur que certaines lignes de la facture,

➡️ Vous pouvez recréer plusieurs lignes de charges.

Le cumul devra être égal au total de votre PDF, mais au moins vous pouvez traiter différemment chaque ligne.

Exemple :
Le plombier vient :

  • refaire un joint douche (à la charge de votre locataire),
  • changer en même temps un meuble (à votre charge).

👉 Faites deux lignes :

  • une en immédiat (imputable au locataire),
  • l’autre en aucune (pour ne pas impacter le locataire).

L’ensemble de votre facture sera en Règlement fournisseur = Propriétaire via l'agence au profit du fournisseur.

Les particularités de certaines dépenses​

Taxe foncière et ordures ménagères​

Lorsque tu enregistres une taxe foncière, le système ajoutera automatiquement une ligne pour les ordures ménagères, car ces deux éléments sont liés. Tu n'auras qu'à renseigner les montants respectifs.

La taxe foncière reste généralement à la charge du propriétaire (non récupérable), tandis que la taxe d'ordures ménagères est récupérable auprès du locataire.

Charges avec index de consommation​

Pour les charges basées sur des consommations (eau, électricité, gaz), tu peux renseigner un index qui sera utilisé pour le calcul des régularisations.

🧾 Avance d'une facture par le locataire (exemple concret)​

Situation​

  • Le locataire a avancé 500 € de sa poche pour le remplacement du lave-linge.
  • Le propriétaire accepte de rembourser intégralement (ou partiellement) cette dépense.
  • La facture doit être rattachée au propriétaire afin que la charge soit déductible dans l’aide à la déclaration.
  • Le locataire a réglé partiellement son loyer en déduisant le montant qu'il a avancé : sa quittance apparaît donc en impayé.
  • Si ce n'est pas le cas, le locataire devient créditeur et son prochain appel de loyer doit être diminué du solde créditeur.

Principe comptable​

  1. Enregistrer la facture au nom du propriétaire pour matérialiser la charge (notamment pour son aide à la déclaration).
  2. Ne pas imputer la dépense au locataire, car il a déjà réglé la facture (colonne Régularisation : Aucune ; Règlement fournisseur : Propriétaire en direct).
  3. Créer une opération comptable (Comptabilité > Écriture > Opération diverse) du propriétaire vers le locataire afin de :
    • rembourser l'avance du locataire,
    • faire supporter la charge au propriétaire.

✅ Étapes à suivre​

1️⃣ Enregistrer la facture​

  • Aller dans Facture > Frais et charges
  • Enregistrer la facture sur le local concerné

Cela permet de comptabiliser la dépense comme charge déductible pour l’aide à la déclaration.

2️⃣ Renseigner les informations générales​

  • Indiquer :
    • le fournisseur
    • le lot sur lequel appliquer la facture

3️⃣ Paramétrage du détail de la facture​

À l’étape du détail, sélectionner :

  • Régularisation : Aucune

    • La dépense n'est pas refacturée au locataire
    • Aucun débit locataire n'est créé

  • Règlement fournisseur : Propriétaire en direct

    • La facture a déjà été payée par le locataire
    • Il ne faut pas déclencher de paiement fournisseur via l'agence à cette étape

4️⃣ Rembourser le locataire (opération comptable)​

  • Aller dans Comptabilité > Écritures > Opération diverse

  • Créer l’écriture suivante :

    • Débiteur : le propriétaire

      C’est bien lui qui supporte la charge, même si le locataire a avancé les fonds

    • Créditeur : le locataire

      Pour remettre son compte à zéro (ou le passer créditeur s'il a quand même réglé son loyer sans déduire)

  • Libellé recommandé : Remboursement avance locataire facture plomberie

Concrètement, voilà ce qu'il se passe :

  • Le propriétaire verse 500 € de son compte comptable vers le locataire.
  • Le locataire, qui était à -500 € à cause d'une dépense qui ne le concerne pas, revient à zéro.
  • La quittance est donc réglée et le propriétaire est bien payé (moins les honoraires de gestion).
  • Le résultat final est équilibré sur les comptes.
Si le locataire est créditeur

Tu as 2 options :

  • Soit tu le rembourses via Banque > Export de paiements en le cochant.
  • Soit il est informé d'un appel de loyer inférieur dès le 25 du mois.

Suivi des paiements​

À la fin du formulaire, tu verras un récapitulatif avec :

  • Le montant total de la facture
  • Le montant à payer au fournisseur/syndic

Une fois la dépense enregistrée, elle apparaîtra dans la liste des charges du bien, et les actions comptables seront automatiquement générées en fonction de tes choix.

Important

Prends le temps de bien catégoriser tes dépenses pour faciliter ta déclaration fiscale et éviter les erreurs de régularisation de charges avec tes locataires.