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Enregistrer une dépense (ou une facture) avec Locatik

Si vous refacturez des frais à vos propriétaires ou locataires, vous pouvez utiliser cet onglet "ajouter une facture" mais vous devez préalablement générer une facture depuis votre facturier. Ensuite, vous ajouterez votre facture comme si vous étiez un tiers classique.

À quoi sert l'enregistrement des dépenses (facture) ?​

Quand tu gères des biens immobiliers avec le logiciel de gestion locative Locatik, tu dois suivre toutes les dépenses liées à ces biens. Il peut s'agir de factures de fournisseurs, de charges de copropriété, ou encore d'impôts comme la taxe foncière.

Le logiciel de gestion locative Locatik te permet d'enregistrer facilement ces dépenses, tout en les catégorisant automatiquement pour :

  • Savoir si elles sont déductibles fiscalement (déductible/non déductible)
  • Déterminer si elles doivent être refacturées aux locataires (Non / en immédiat / sur des provisions)
  • Choisir si le fournisseur doit être payé par toi ou non (oui / non)
Comptabilité simplifiée

Notre module comptabilité s'intègre parfaitement avec ton expert-comptable et respecte toutes les normes fiscales en vigueur pour une gestion optimale de tes dépenses.

Comment enregistrer une nouvelle dépense ?​

Accéder à la page de création​

  1. Va sur la fiche du bien concerné par la dépense
  2. Clique sur l'onglet "Factures"
  3. Clique sur le bouton "Ajouter une facture"

Remplir les informations générales​

Dans cette première partie, tu dois renseigner :

  • Référence : C'est important, elle sera communiquée au fournisseur s'il est payé par toi
  • Date : Tu peux choisir entre une date unique ou une période (important en cas de régularisation de charges)
  • Fournisseur : Sélectionne le fournisseur de cette dépense (ou crée-en un nouveau)
  • Lots concernés : Sélectionne le(s) lot(s) auxquels cette dépense s'applique

Détailler les dépenses​

C'est ici que tu vas préciser la nature des dépenses et comment elles doivent être traitées.

Pour chaque dépense, tu dois renseigner :

  1. Catégorie fiscale : Permet de classer la dépense pour la déclaration d'impôts

    • Exemple : Travaux, Charges récupérables, Taxe foncière, etc.

  2. Type de régularisation : Définit comment cette dépense sera traitée vis-à-vis du locataire

    • Immédiate : Sera réclamée immédiatement au locataire
    • Provision : Sera prise en compte lors de la régularisation annuelle des charges
    • Aucune : Reste à la charge du propriétaire

  3. Charge/Libellé :

    • Si c'est une provision, sélectionne le type de charge pour simplifier la régularisation future
    • Si c'est immédiat, donne un libellé explicite

  4. Montant : Le montant de la dépense

  5. Type de dépense : Précise si la dépense est déductible fiscalement

    • Déductible : réduit le revenu imposable du propriétaire
    • Non déductible : ne modifie pas le revenu imposable

Ces informations alimenteront tes aides à la déclaration transmises chaque année.

  1. À payer : Indique si la dépense doit être payée au fournisseur
    • Oui : Le montant sera débité du compte du propriétaire
    • Non : Aucun paiement ne sera effectué (par exemple, si déjà payé par le propriétaire en direct)
Exemple concret

Tu reçois une facture de 200€ pour le remplacement d'un robinet sur la propriété de Mr Jean. Tu l'enregistres comme :

  • Catégorie fiscale : Réparations
  • Type de régularisation : Aucune (car c'est une réparation à sa charge)
  • Libellé : Remplacement robinet cuisine
  • Type de dépense : Déductible
  • À payer : Oui (le plombier doit être payé)
remarque

Détailler votre facture​

Dans certains cas :

  • une partie de votre facture est déductible ou non,
  • si l'ensemble de la facture n'est pas imputable à votre locataire,
  • ou si vous ne devez régler au fournisseur que certaines lignes de la facture,

➡️ Vous pouvez recréer plusieurs lignes de charges.

Le cumul devra être égal au total de votre PDF, mais au moins vous pouvez traiter différemment chaque ligne.

Exemple :
Le plombier vient :

  • refaire un joint douche (à la charge de votre locataire),
  • changer en même temps un meuble (à votre charge).

👉 Faites deux lignes :

  • une en immédiat (imputable au locataire),
  • l’autre en aucune (pour ne pas impacter le locataire).

L’ensemble de votre facture sera à payer = oui au profit du fournisseur.

Les particularités de certaines dépenses​

Taxe foncière et ordures ménagères​

Lorsque tu enregistres une taxe foncière, le système ajoutera automatiquement une ligne pour les ordures ménagères, car ces deux éléments sont liés. Tu n'auras qu'à renseigner les montants respectifs.

La taxe foncière reste généralement à la charge du propriétaire (non récupérable), tandis que la taxe d'ordures ménagères est récupérable auprès du locataire.

Charges avec index de consommation​

Pour les charges basées sur des consommations (eau, électricité, gaz), tu peux renseigner un index qui sera utilisé pour le calcul des régularisations.

Suivi des paiements​

À la fin du formulaire, tu verras un récapitulatif avec :

  • Le montant total de la facture
  • Le montant à payer au fournisseur/syndic

Une fois la dépense enregistrée, elle apparaîtra dans la liste des charges du bien, et les actions comptables seront automatiquement générées en fonction de tes choix.

Important

Prends le temps de bien catégoriser tes dépenses pour faciliter ta déclaration fiscale et éviter les erreurs de régularisation de charges avec tes locataires.