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Prérequis et cas d'usage des imports

Avant de te lancer dans l'import de tes données, il est important de comprendre quand et comment utiliser cette fonctionnalité pour migrer efficacement vers ton nouveau CRM.

Dans quels cas utiliser la fonction d'import ?​

1. Tu as déjà un logiciel de gestion locative​

Si tu utilises actuellement un autre logiciel de gestion locative et que tu souhaites migrer vers notre CRM, l'import de données est fait pour toi. Il te permettra de :

  • Éviter la double saisie manuelle de toutes tes données
  • Gagner un temps considérable dans la transition
  • Garantir la continuité de ta gestion sans interruption

2. Tu as une importante base de données existante​

L'import est recommandé si tu gères :

  • Plus de 5 propriétaires
  • Plus de 10 lots/biens
  • Des baux déjà en cours

3. Tu démarres une nouvelle agence avec un portefeuille existant (ou tu achètes un portefeuille)​

Si tu crées une nouvelle structure, ou que tu achètes une nouvelle structure en resigature de mandat, l'import t'aidera à démarrer rapidement avec l'ensemble de tes contrats.

info

En cas de resignature de mandat, penses à ajouter un code apporteur à chaque mandat. La comptabilisation du transfert des dépôts de garantis sera automatique !

Quand NE PAS utiliser la fonction d'import ?​

1. Tu démarres complètement à zéro​

Si tu n'as pas encore de propriétaires ni de biens à gérer, il est préférable de suivre le parcours "Sans import de données" qui te guidera pas à pas dans la création manuelle de tes premiers éléments.

2. Tu as très peu de données à transférer​

Pour moins de 5 propriétaires et 10 biens, la saisie manuelle peut être plus simple et plus rapide que la préparation des fichiers d'import.

3. Tu souhaites restructurer complètement ton approche​

Si tu veux repenser entièrement ta façon de gérer tes biens et tes contrats, une saisie manuelle peut te permettre de tout réorganiser plus efficacement.

Prépare-toi avant de commencer​

Exportation des données de ton ancien système​

  1. Exporte tes données depuis ton système actuel, idéalement au format Excel ou CSV
  2. Structure ces données selon les modèles fournis dans notre CRM
  3. Vérifie l'intégrité et la cohérence des informations exportées

Points d'attention particuliers​

  • Cohérence des liens : Assure-toi que les relations entre tes données sont préservées (propriétaires → biens → baux)
  • Registre des mandats : Prépare les informations sur ta numérotation actuelle pour maintenir la continuité légale
  • Données bancaires : Vérifie que les IBAN et informations de paiement sont correctement formatés
  • Locataires actifs : Identifie clairement les baux en cours et leur historique récent

Ressources nécessaires​

  • Prévoir environ 1 à 3 heures pour préparer et structurer tes fichiers d'import
  • Te munir de tous les documents de référence (mandats, baux, listing des propriétaires)
  • Disposer d'un ordinateur avec Excel ou équivalent

Ordre des imports​

Pour une migration réussie, respecte impérativement cet ordre :

  1. Importer les personnes (propriétaires et locataires)
  2. Importer les propriétés (immeubles, maisons)
  3. Importer les lots (appartements, locaux)
  4. Importer les chambres (pour les colocations)
  5. Recréer les mandats
  6. Importer les baux

Important : Ne passe jamais à l'étape suivante sans avoir validé que l'étape précédente est correctement réalisée.

Besoin d'assistance ?​

Si tu as un volume important de données à migrer ou si tu rencontres des difficultés spécifiques, n'hésite pas à contacter notre équipe support qui pourra t'accompagner dans ce processus.