Propriétaire
Qu'est-ce qu'un propriétaire dans le système ?
Un propriétaire est une personne (physique ou morale) qui possède un ou plusieurs biens immobiliers et qui te confie leur gestion. Dans le système, le rôle "Propriétaire" permet de lier une personne à des locaux et de définir leurs relations avec les locataires.
Comment créer un propriétaire ?
- Clique sur le bouton "+" en haut à droite du menu de navigation
- Sélectionne "Ajouter une personne"
- Choisis entre personne physique ou morale
- Sélectionne le rôle "Propriétaire" parmi les rôles disponibles
- Remplis les informations requises
Parcours recommandé après création
Dans la pratique, le parcours le plus fluide est le suivant :
- Crée d'abord le propriétaire
- Va dans l'onglet Locaux pour créer la propriété
- Crée ensuite le mandat lié à ce bien
- Termine selon la situation :
- crée une annonce si le bien est à louer
- ou crée directement un bail si le bien est déjà occupé
Conseil : Suivre cet ordre t'évite les retours en arrière et limite les oublis.
Informations importantes à renseigner
Pour un propriétaire, certaines informations sont particulièrement importantes :
- Pièce d'identité : dépose une carte d'identité ou un passeport. Locatik lit le document et préremplit le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance. Relis toujours avant d'enregistrer.
- Coordonnées complètes : Adresse, téléphone et email (indispensables pour les virements et communications)
- Protection juridique : si le propriétaire est mineur ou sous tutelle / curatelle, renseigne la mesure et au moins un représentant légal. Voir Protection juridique.
- Consentement numérique : Pour l'envoi de recommandés électroniques (ne peut être obtenu que si les clauses de tes mandats incluent explicitement l'acceptation de ce mode de communication)
- Pour une SCI ou société : renseigne les bénéficiaires, désigne au moins un gérant, et ajoute les emails de contact pour que tous les documents partent à plusieurs destinataires. Voir Emails de contact d'une société.
Conseil : Sois précis dans les coordonnées bancaires du propriétaire, c'est sur ce compte que seront virés les loyers.
Grappe comptable générée automatiquement
Lors de la création d'un propriétaire, le système génère automatiquement une grappe comptable :
- Un compte principal au nom du propriétaire
- Cette structure permet un suivi financier précis des flux par propriétaire et par bien
À savoir : Cette organisation comptable facilite grandement les reversements et la préparation des relevés de gestion. Tu peux créer autant de grappe que de mandat. Pour en savoir plus, consulte la section Créer un mandat.
Gestion des propriétaires
Une fois créé, un propriétaire peut :
- Posséder un ou plusieurs biens (visibles dans l'onglet "Locaux")
- Avoir des mandats de gestion (visibles dans l'onglet "Mandats")
- Percevoir des loyers, dont tu assureras le reversement
- Recevoir des relevés de gestion périodiques
Sur la fiche d'une personne physique, tu vois aussi les sociétés auxquelles elle est liée (SCI, SARL…). Clique sur le nom de la société pour ouvrir sa fiche.
Exemple : tu ouvres Mme Bernard. Sous son nom, tu vois « SCI Les Lilas ». Un clic t'emmène sur la fiche de la SCI.
Exemple concret
Pierre Martin possède trois appartements dans Lyon. Pour le créer dans le système :
- Clique sur le bouton "+" en haut à droite
- Sélectionne "Ajouter une personne"
- Choisis "Personne physique"
- Attribue-lui le rôle "Propriétaire"
- Renseigne ses coordonnées complètes
- Indique ses informations bancaires pour les virements
- Valide la création
Le système créera automatiquement son compte propriétaire principal dans la grappe comptable. Ensuite, tu pourras créer ses biens immobiliers et les lier à sa fiche, puis établir les mandats de gestion.
Cas particulier : SCI ou multipropriété
Si plusieurs personnes possèdent un bien (SCI, indivision, couple) :
- Clique sur le bouton "+" en haut à droite et sélectionne "Ajouter une personne"
- Choisis "Personne morale" si c'est une SCI
- Pour une indivision, crée chaque propriétaire individuellement
- Si le propriétaire existe déjà, tu peux simplement l'ajouter à une nouvelle grappe commune.
- Indique les coordonnées bancaires pour les reversements
- Dans Informations de contact, ajoute les emails de contact avec un libellé (Comptabilité, Expert-comptable, Associé…)
Ces emails reçoivent tous les documents de la SCI. Ce ne sont pas des fiches personnes : pas d'espace client, pas d'unicité. Le même email peut servir à plusieurs sociétés.
Cette configuration te permettra de gérer correctement les reversements de loyers et les envois.
Guide : Emails de contact d'une société