Appeler les loyers par prélèvements

Le prélèvement peut simplifier les paiements récurrents, mais il demande de la vigilance côté suivi comptable.

Prérequis obligatoire

Avant d'appeler les loyers par prélèvement, vérifie ces 2 points :

1. Le champ N° ICS est bien renseigné dans Administration > Mon organisation
2. Le bail dispose d'un mandat de prélèvement signé

Tu as seulement 2 façons de mettre en place ce mandat :

• Lors de la création ou de la reprise du bail, en envoyant le mandat en signature
• A posteriori, depuis le bail, en ajoutant un mandat déjà signé ou en l'envoyant en signature

Pour le détail pas à pas, regarde la rubrique Baux :

• Choisir le prélèvement sur un bail

Appeler tes prélèvements

Si tu as des appels à réaliser, tu peux exporter un fichier au format bancaire XML.

Ensuite :

1. Tu déposes ce fichier sur l'interface de ta banque
2. La banque traite les prélèvements
3. Les montants encaissés viennent créditer ton compte de gestion

Attention

Le prélèvement peut créer des limites opérationnelles :

• Le traitement comptable des opérations refusées peut être plus lent
• Les rejets et frais bancaires demandent un suivi plus rigoureux
• En cas d'opposition après un solde de tout compte, tu peux avoir un risque de déséquilibre comptable

Point de vigilance majeur :

Si un locataire n'a pas la somme sur son compte, le prélèvement est rejeté.

Ce rejet peut générer un débit sur ton compte de gestion alors que le propriétaire a déjà été réglé.

La garantie financière n'aime pas cette pratique : suis de très près les rejets et limite ce mode de fonctionnement quand le risque est élevé.

Après l'envoi du XML

1. Tout se passe bien (aucun rejet)

Si tous les prélèvements passent :

• La comptabilité se génère automatiquement
• Le rapprochement bancaire se fait automatiquement dès la synchronisation
• Tu n'as pas d'action manuelle à réaliser

2. Un ou plusieurs rejets

Si un ou plusieurs prélèvements sont rejetés :

• Tu devras faire des actions manuelles en comptabilité
• Tu passeras plus de temps de traitement
• Ce temps et les frais bancaires associés ne sont généralement pas refacturables

Pour traiter ces cas, va dans les flux débiteurs.