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Résiliation de mandat

Tu peux avoir besoin de clôturer un mandat à échéance ou de façon anticipée. Cette page te guide pas à pas pour sécuriser la fin de mission, éviter les oublis et rester clair avec le propriétaire comme avec le locataire.

1) Recevoir la demande de résiliation​

Commence par identifier le contexte exact :

  • Résiliation classique à l'échéance
  • Résiliation anticipée
  • Congé pour vente
  • Congé pour reprise du logement par le bailleur
Conseil

Si le bailleur donne congé pour vente ou pour reprise, une notice d'information doit être jointe au congé. C'est une vigilance importante pour éviter un litige plus tard.

2) Vérifier le mandat signé​

Relis le contrat de mandat avant toute action.

Points à contrôler en priorité​

  • Durée du mandat
  • Délai de préavis
  • Conditions de résiliation (à échéance ou anticipée)
  • Pénalités ou frais éventuels

Cadre à avoir en tête​

  • Loi Hoguet : encadre les mandats immobiliers
  • Loi Chatel : impose l'information du client avant reconduction automatique
Conseil

Si le client n'a pas été informé dans les délais avant reconduction, il peut résilier après la reconduction.

3) Enregistrer la clôture dans Locatik​

Dans le CRM, suis ce chemin :

  1. Ouvre le mandat concerné
  2. Clique sur Archiver
  3. Renseigne la date effective de fin de mandat
  4. Indique le motif de résiliation
  5. Valide

4) Restituer les documents et éléments de gestion​

En fin de mandat, prépare un dossier de sortie complet pour le client.

Documents et éléments à remettre​

  • Comptes de gestion détaillés
  • Solde financier
  • Reversement du ou des dépôts de garantie
  • Dossier locataire
  • Bail et avenants
  • États des lieux
  • Diagnostics
  • Quittances et historique des loyers
  • Clés détenues par l'agence (si applicable)

Point d'attention : état des lieux de sortie​

Si la résiliation arrive pendant un préavis locataire, clarifie tout de suite :

  • Qui organise l'état des lieux de sortie
  • Qui le réalise
  • S'il est facturé
  • À qui la facturation s'applique

5) Informer le locataire (si le bien est occupé)​

Si un locataire est en place, l'information doit être simple et explicite.

Indique :

  • Le changement de gestionnaire (ou le passage en gestion directe propriétaire)
  • Les nouvelles coordonnées pour le paiement du loyer
  • La date effective de ce changement

Exemple concret​

Si la fin de mandat est au 30 juin, précise clairement que les loyers à partir du 1er juillet doivent être envoyés au nouveau destinataire.

6) Clôture comptable (étape prioritaire)​

Cette étape est la plus sensible. Ta comptabilité doit être clean avant de valider la fin du mandat.

Objectif​

Solder les comptes propriétaires et locataires, puis effectuer les remboursements et reversements dans le bon ordre.

Contrôles à faire en premier​

  • Vérifie les soldes créditeurs ou débiteurs des propriétaires et des locataires
  • Vérifie les impayés locataires
  • Vérifie les dossiers d'assurance déclarés (si concerné)
  • Vérifie le suivi VISALE ou GLI
  • Vérifie le solde du compte de gestion
  • Vérifie que toutes les factures sont réglées
  • Vérifie les honoraires de gestion jusqu'à la date de fin (prorata ou mois complet)

Règles de traitement des soldes​

  • Si le locataire est débiteur : récupère l'impayé avant clôture
  • Si le propriétaire est débiteur et que tu ne conserves pas de dépôt de garantie pour son compte : récupère l'impayé
  • Si le propriétaire est débiteur et que tu conserves un dépôt de garantie pour son compte : la somme est déduite du dépôt de garantie

Cas pratique : dépôt de garantie conservé à l'agence​

Si tu conserves un ou plusieurs dépôts de garantie à l'agence, fais cette action comptable :

  1. Va dans Comptabilité > Écriture > Dépôt de garantie
  2. Clique sur Déplacer le dépôt de garantie et mets Opération comptable sur Oui

Ce mouvement met le compte propriétaire en crédit, mais passe par le compte locataire.

Important

Le compte locataire ne doit pas être débiteur avant ce mouvement. Sinon, ouvre un ticket support en amont pour valider la situation.

Une fois les écritures faites, le propriétaire doit être créditeur de la somme totale des dépôts de garantie à reverser.

Paiement de clôture​

Tu as deux options :

  1. Banque > Envoyer des fonds > export XML
  2. Virement manuel

Si tu fais un virement manuel, lie ensuite le paiement au compte comptable du propriétaire pour revenir à un solde à 0.

Et si le locataire est créditeur ?​

Au prochain export de paiement, coche le locataire pour qu'il soit remboursé de son côté.

Checklist rapide de fin de mandat​

  • ✅ Résiliation reçue et date effective confirmée
  • ✅ Contrat relu (durée, préavis, conditions, frais)
  • ✅ Clôture enregistrée dans Locatik
  • ✅ Dossier de restitution prêt et transmis
  • ✅ Locataire informé (si logement occupé)
  • ✅ Contrôles comptables finalisés
  • ✅ Compte locataire non débiteur avant remboursement DG
  • ✅ Déplacement DG agence -> propriétaire effectué
  • ✅ Paiement final rapproché (solde propriétaire à 0)