Signature électronique
La signature électronique te permet de faire signer tes mandats à distance, en toute sécurité juridique et avec une grande simplicité. Voici comment procéder.
Avantages de la signature électronique
La signature électronique présente de nombreux bénéfices :
- Gain de temps : pas de déplacement nécessaire
- Suivi en temps réel : notifications à chaque étape
- Valeur juridique : même valeur qu'une signature manuscrite
- Archivage automatique : documents conservés et horodatés
- Écologique : réduction de la consommation de papier
Prérequis
Pour utiliser la signature électronique, tu dois avoir :
- Un mandat créé et enregistré (étape 1)
- Le document PDF du mandat généré (étape 2, après d'éventuelles annotations de votre part)
- Choisi si le code reçu par le client le sera par SMS ou Email.
Étapes pour envoyer un mandat à la signature
Normalement, une fois le mandat préparé, tu arrives directement sur la page "Envoyer en signature" cependant tu peux y revenir à tout moment.
1. Accéder au mandat
Depuis la fiche propriétaire ou la liste des mandats, accède au mandat que tu souhaites faire signer.
2. Générer le PDF
Si ce n'est pas déjà fait :
- Clique sur l'onglet "Documents"
- Sélectionne "Générer le PDF du mandat"
- Vérifie l'aperçu du document généré
3. Initier la procédure de signature
- Une fois le PDF généré, clique sur "Envoyer à la signature"
- Ajoute un message personnalisé si nécessaire
- Clique sur "Envoyer"
Conseil : Utilise la signature intégrée, tu n'auras pas besoin de resaisir tout ça ailleurs !
4. Suivi de la signature
Une fois le document envoyé :
- Le propriétaire reçoit un email avec un lien sécurisé
- Il suit les étapes pour signer électroniquement
- Tu reçois des notifications à chaque étape (ouverture, signature, refus)
- Le statut du mandat s'actualise automatiquement
S'il y a plusieurs signataires, chacun reçoit un à un le document. Il est possible, sur demande, d'activer l'envoi à tous et que l'avence reste le dernier signataire.
Statuts de signature possibles
Le mandat peut avoir différents statuts :
- En attente d'envoi : prêt à être envoyé
- Envoyé : en attente de signature
- Signé : processus terminé avec succès
- Refusé : le propriétaire a refusé de signer
- Expiré : le délai de signature est dépassé
Que faire en cas de refus ou d'expiration ?
Si le propriétaire refuse ou ne signe pas dans le délai imparti :
- Contacte-le pour comprendre les raisons
- Modifie le mandat si nécessaire
- Relance une nouvelle procédure de signature
- Supprimer la signature en dernière étape
- Revenir à l'étape 1 et modifier ce qu'il faut
- Regénérer un PDF
- Ré envoyer en dernière étape
Cas pratique
Madame Dubois, propriétaire d'une maison à Bordeaux
- Tu as créé son mandat de gestion
- Tu as généré le PDF en vérifiant tous les éléments
- Tu cliques sur "Envoyer à la signature"
- Elle reçoit l'email, consulte le document et le signe
- Tu reçois une notification "Mandat signé" et le document signé est automatiquement archivé
Astuce : Préviens toujours le propriétaire par téléphone avant de lui envoyer un document à signer électroniquement.