Reprendre un mandat

La reprise d'un mandat existant est une opération importante qui permet de maintenir la continuité avec ton registre des mandats précédent. Ce guide t'explique comment procéder correctement.

Prérequis

Avant de commencer à reprendre un mandat, assure-toi que :

1. Le propriétaire concerné existe dans le système
2. La propriété et ses lots sont correctement enregistrés
3. Tu disposes des informations sur le mandat existant (dates, honoraires, numéro de mandat, etc.)
4. Tu as sous les yeux ton registre des mandats actuel pour vérifier les numéros

Procédure de reprise d'un mandat

1. Accéder au formulaire de reprise

Tu peux procéder de deux façons :

• Depuis la fiche propriétaire : clique sur l'option "Créer un mandat"
• Depuis la page propriété : sélectionne l'onglet "Mandat" puis "Créer"

2. Activer le mode reprise

Dans la fenêtre qui s'ouvre :

1. Coche Reprise = Oui
   • Cette option indique qu'il s'agit d'un mandat déjà existant dans ton ancien système
   • Elle permet de maintenir la continuité légale de ton registre des mandats

Attention : Ne pas cocher "Reprise" créerait un nouveau mandat avec un nouveau numéro, ce qui pourrait rompre la continuité de ton registre et poser des problèmes légaux.

3. Saisir le numéro de mandat exact

1. Dans le champ "Numéro de mandat", saisis exactement le même numéro que celui figurant dans ton registre des mandats actuel
2. Vérifie plusieurs fois ce numéro car c'est un point critique de la migration

Important : La continuité et l'unicité des numéros de mandat sont des obligations légales. Une erreur à ce niveau pourrait avoir des conséquences juridiques en cas de contrôle.

4. Choisir le type de mandat

Sélectionne le ou les types de mandats correspondant à l'existant :

• Mandat de gestion (carte G)
• Mandat de location (carte T)

5. Gérer les grappes

À cette étape, tu dois décider si tu souhaites créer une nouvelle grappe ou utiliser une grappe existante :

• Créer une nouvelle grappe : Sélectionne "Oui" si le propriétaire n'était pas encore intégré dans une grappe ou s'il nécessite une nouvelle configuration
• Utiliser une grappe existante : Sélectionne "Non" pour voir la liste des grappes disponibles, puis clique sur "Sélectionner" pour la grappe que tu souhaites utiliser

À savoir : Une grappe te permet de regrouper plusieurs propriétaires partageant des informations communes (par exemple des co-propriétaires avec un compte bancaire unique). Seules les grappes éligibles (sans mandats ou baux existants) sont affichées.

6. Définis les tarifs par lot

Si dans ton précédent mandat, tu avais personnalisé les tarifs par lot, c'est le moment d'adapter ce qui est noté dans ton mandat dans Locatik. Une fois saisi, c'est ce qui sera appelé lors des actions (mise en location, appel de loyer, relances etc).

7. Configurer les honoraires

Tu peux configurer les honoraires de deux façons :

• Utiliser les tarifs standards : Active cette option pour appliquer les tarifs pré-configurés de ton agence (peu probable si tu as déjà signé des mandats avant l'outil sauf si tes tarifaires n'ont pas bougés)
• Personnaliser les tarifs : Modifie une à une chaque ligne de tarif.

Conseil : En bout de ligne de chaque lot, tu as un crayon pour personnaliser tous les tarifs annexes. Ces tarifs figureront dans l'annexe 1 et seront ceux facturés au client.

8. Saisir les dates exactes du mandat original

Pour une reprise de mandat, saisis scrupuleusement :

• La date de signature originale (telle qu'elle figure sur le mandat papier)
• La date d'effet (qui peut être différente de la date de signature)
• La durée du mandat (en mois)

9. Finaliser la reprise

Pour finaliser la reprise du mandat :

1. Clique sur "Enregistrer"
2. Ajoute le PDF du mandat original signé pour compléter le dossier
3. Vérifie que le mandat apparaît bien dans la liste des mandats du propriétaire

Organisation et vérifications

Organiser la reprise de plusieurs mandats

Si tu as de nombreux mandats à reprendre, voici comment procéder efficacement :

1. Commence par les mandats les plus récents ou les plus importants
2. Priorise les mandats avec des baux actifs
3. Organise la saisie par secteur géographique ou par propriétaire pour gagner du temps
4. Prévois des sessions de travail dédiées pour éviter les erreurs dues à la fatigue

Vérifications essentielles

Après avoir repris chaque mandat, contrôle que :

• Le numéro de mandat est correct (via le registre, lien dans le menu de gauche)
• Les dates correspondent à celles du mandat original
• Les honoraires configurés sont conformes aux accords avec le propriétaire
• La grappe sélectionnée est la bonne
• Les lots sont correctement associés

Exemple concret

Reprise d'un mandat de gestion pour un bien en copropriété avec plusieurs propriétaires

1. Tu recherches les propriétaires (M. et Mme Dupont) déjà créés dans le système
2. Tu accèdes à la création de mandat et coches "Reprise = Oui"
3. Tu saisis le numéro exact du mandat original : "G2021-156"
4. Tu sélectionnes "Mandat de gestion"
5. Tu choisis de créer une nouvelle grappe pour regrouper les deux propriétaires qui partagent le même compte bancaire
6. Tu sélectionnes le lot concerné (appartement T3)
7. Tu personnalises les honoraires à 7,5% des encaissements comme sur le mandat original
8. Tu saisis la date de signature (12/05/2021) et la date d'effet (01/06/2021)
9. Tu finalises et ajoutes le PDF du mandat original signé

Astuce pratique : Prépare un tableau de suivi pour cocher les mandats déjà repris et t'assurer de n'en oublier aucun.