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Emails de contact d'une société

Sur une personne morale (SCI, SARL, fournisseur…), tu peux ajouter autant d'emails de contact que tu veux. Locatik envoie alors tous les documents de la société à chacune de ces adresses, en plus de l'email principal.

Ce que c'est (et ce que ce n'est pas)​

Ce sont juste des emails, avec un libellé pour t'y retrouver.

Ce n'est pas :

  • une nouvelle fiche personne
  • un bénéficiaire
  • un accès à l'espace client

Tu n'as pas besoin de créer « Mme Martin — comptabilité » pour qu'elle reçoive les relevés. Tu ajoutes comptabilite@sci-leslilas.fr avec le libellé Comptabilité.

Important

Il n'y a pas d'unicité. Le même email peut servir à plusieurs sociétés. Tu peux aussi l'ajouter deux fois sur la même fiche si tu le souhaites. Locatik ne crée aucune personne derrière cette adresse.

Quand l'utiliser ?​

Dès qu'une société doit envoyer les mêmes documents à plusieurs services ou personnes.

Exemple : la SCI Les Lilas doit recevoir les relevés de gestion. Tu ajoutes :

  • gestion@sci-leslilas.fr — libellé Gestion
  • compta@cabinet-dupont.fr — libellé Expert-comptable
  • marie.martin@gmail.com — libellé Associée Marie

Chaque relevé, quittance, appel de fonds ou autre document digital part à toutes ces adresses.

Comment les renseigner​

  1. Ouvre la fiche de la personne morale
  2. Clique sur modifier
  3. Va dans Informations de contact
  4. Clique sur Ajouter un email de contact
  5. Saisis l'adresse et un libellé (Comptabilité, Gestion, Associé…)
  6. Répète pour chaque destinataire
  7. Enregistre

L'email principal de la société reste le champ Email au-dessus. Les emails de contact s'y ajoutent. Ils ne le remplacent pas.

Astuce

Si la société n'a ni email principal ni email de contact, Locatik utilise à défaut l'email du bénéficiaire représentant. Dès que tu ajoutes des emails de contact, ce sont eux (et l'email principal s'il existe) qui reçoivent les envois.

Ce que reçoivent ces adresses​

Toutes les communications digitales de la société :

  • relevés de gestion
  • documents de mandat
  • appels de fonds
  • factures
  • tout autre envoi email prévu pour cette fiche

Le libellé ne change pas le contenu. Il t'aide seulement à savoir à qui correspond l'adresse.

Ce qu'ils ne reçoivent pas​

  • un identifiant Locatik
  • un accès à l'espace client
  • le courrier papier (le papier part à l'adresse postale de la société)

Si quelqu'un doit signer ou se connecter, crée une vraie fiche personne (bénéficiaire / gérant). Un email de contact ne suffit pas.

Retirer un email​

Dans la même liste, clique sur la croix à droite de la ligne, puis enregistre. L'adresse ne recevra plus rien. Il n'y a pas d'historique à conserver sur cette ligne.