Affectation vos mouvements

Introduction

L'affectation des opérations bancaires est une étape cruciale dans la gestion de ta comptabilité. Elle te permet de :

• Associer les paiements reçus (encaissements) aux comptes des bénéficiaires
• Lier les dépenses (débits) aux bons comptes comptables
• Gérer les impayés de manière efficace
• Assurer un suivi précis de ta trésorerie

Processus d'Affectation

1. Modes d'Affectation

RIB Virtuel - Affectation 100% Automatique

La technologie RIB virtuel représente la solution la plus fiable :

• Chaque locataire reçoit un RIB unique
• Les paiements sont automatiquement reconnus et affectés
• Aucune intervention manuelle n'est nécessaire
• Fiabilité à 100% du rapprochement bancaire

Affectation Automatique avec Scoring

Pour les autres types de paiements, le système propose une affectation automatique basée sur :

• Reconnaissance du bénéficiaire ou du fournisseur
• Montant de l'opération
• Historique des transactions
• État des impayés ou des factures

Affectation Manuelle

L'affectation manuelle te donne un contrôle total sur la répartition :

• Sélection du bénéficiaire ou du compte de dépense
• Choix des comptes comptables
• Répartition personnalisée des montants

2. Étapes de l'Affectation

1. Type d'Opération

   • Identification : crédit (encaissement) ou débit (dépense)
   • Sélection du mode d'affectation approprié

2. Pour les Encaissements

   • Recherche du bénéficiaire
   • Association à un ou plusieurs loyers/charges
   • Vérification des montants

3. Pour les Débits

   • Sélection du compte de dépense
   • Association aux factures si nécessaire
   • Ventilation comptable

4. Mode de Répartition

   • Automatique : distribution optimisée des montants
   • Manuel : contrôle ligne par ligne des affectations

3. Gestion des Montants

Mode Automatique

Le système répartit automatiquement le montant total selon l'ordre suivant :

1. Impayés les plus anciens
2. Montants les plus élevés
3. Priorité aux loyers sur les charges

Mode Manuel

Pour chaque ligne d'impayé :

• Minimum : 0€ (bouton "min")
• Maximum : montant total de l'impayé (bouton "max")
• Saisie libre dans la limite du montant disponible

4. Cas Particuliers

Paiements avec RIB Virtuel

La solution la plus efficace pour gérer tes encaissements :

• Attribution d'un RIB unique par locataire
• Reconnaissance instantanée des paiements
• Affectation automatique garantie
• Génération automatique des quittances
• Zéro erreur de rapprochement

Paiements avec Subrogation

Pour les paiements impliquant une subrogation (indemnité visale ou d'un assureur), consultez la page dédiée à la subrogation pour plus de détails.

Paiements Partiels

• Possibilité d'affecter un montant inférieur à l'impayé total
• Le reste à payer est automatiquement calculé et affiché
• Code couleur indiquant l'état de l'affectation (rouge pour reste à payer, vert pour paiement complet)

Validation et Contrôles

Contrôles Automatiques

• Vérification que le total affecté correspond au montant du paiement
• Contrôle des droits de subrogation
• Validation des montants maximum par ligne

Indicateurs Visuels

• Soldes en couleur (vert pour positif, rouge pour négatif)
• Reste à payer en couleur (vert si soldé, rouge si restant)
• État de l'affectation (complète/partielle)

Bonnes Pratiques

1. Vérification Préalable

   • Contrôler l'identité du payeur
   • Vérifier le montant total à affecter
   • S'assurer de la disponibilité des comptes comptables

2. Affectation Optimale

   • Privilégier l'affectation automatique pour les cas standards
   • Réserver l'affectation manuelle pour les cas complexes
   • Documenter les choix d'affectation particuliers

3. Suivi Post-Affectation

   • Vérifier les soldes après affectation
   • Contrôler les restes à payer

2. Comprendre les scores d'affectation

Le système attribue un score à chaque opération bancaire pour faciliter son affectation. Ce score est calculé sur une échelle de 0 à 20 et est représenté par un code couleur :

Niveaux de score

• 🟢 Score vert : "Ce paiement nous semble sûr"

  • Le système a identifié avec une grande certitude le bénéficiaire
  • Affectation automatique recommandée

• 🟡 Score orange : "Merci de vérifier ce paiement"

  • Une vérification manuelle est nécessaire
  • Vérifier les suggestions du système

• 🔴 Score rouge : "Merci de vérifier ce paiement"

  • Attention particulière requise
  • Affectation manuelle recommandée

Calcul du score

Le score est calculé automatiquement lors de la création du paiement selon plusieurs critères :

1. Reconnaissance du code de paiement

   • Détection d'un code au format spécifique
   • Correspondance avec un locataire existant
   • Bonus si le code est exact

2. Détection du bénéficiaire

   • Analyse du libellé bancaire
   • Correspondance avec les noms des locataires
   • Priorité aux paiements récurrents du même émetteur

3. Cas spéciaux

   • Détection des virements CAF
   • Reconnaissance des prélèvements automatiques
   • Identification des paiements récurrents

4. Ajustements dynamiques

   • Le score baisse à 0 si le bénéficiaire est changé plus de 2 fois
   • Les actions de l'utilisateur peuvent modifier le score initial
   • L'historique des affectations influence les scores futurs

💡 Note : Pour les paiements via RIB virtuel, le score est toujours maximal car l'identification est garantie.