Justifier tes encaissements

Introduction

L'affectation des opérations bancaires est une étape cruciale dans la gestion de ta comptabilité. Elle te permet de :

• Associer les paiements reçus (encaissements) aux comptes des bénéficiaires
• Gérer les impayés de manière efficace
• Assurer un suivi précis de ta trésorerie

Attention

Si tu recois un encaissement VISALE, assureur ou autre tiers, consulte d'abord la page Subrogation.

Regle cle a retenir

Le beneficiaire de la somme est toujours la personne qui a la dette dans Locatik.

• Si un proprietaire te vire de l'argent pour payer une facture, tu affectes au proprietaire. Locatik gere ensuite les comptes d'attente fournisseur.
• Si un proprietaire te vire une somme pour un remboursement de depot de garantie conserve, tu affectes aussi au proprietaire.
• Si un locataire paie son loyer (ou envoie une somme), tu affectes au locataire. Locatik gere ensuite le versement au proprietaire et/ou le passage en trop-percu pour les prochains appels.

Processus d'Affectation

1. Modes d'Affectation

🚀 Objectif gain de temps : lis les modes dans cet ordre, du plus chronophage au moins chronophage. L'idée est de t'aider a passer rapidement vers les methodes les plus automatiques.

Affectation Manuelle

L'affectation manuelle te donne un contrôle total sur la répartition :

• Sélection du bénéficiaire
• Choix des comptes comptables
• Répartition personnalisée des montants

Affectation Automatique avec Scoring

Pour les autres types de paiements, le système propose une affectation automatique basée sur :

• Reconnaissance du bénéficiaire ou du fournisseur
• Montant de l'opération
• Historique des transactions
• État des impayés ou des factures

Virement avec code de paiement unique

Si le locataire ajoute bien le code de paiement unique dans le libellé de son virement, l'affectation se fait automatiquement.

Mais en pratique, ce n'est pas toujours respecté :

• Certains locataires oublient le code
• Parfois, le virement est fait par un tiers
• Le montant peut être arrondi ou différent du montant attendu

Prélèvement

Le prélèvement réduit les actions manuelles au quotidien, mais il faut garder un suivi rigoureux.

Points de vigilance :

• Les rejets peuvent arriver et demandent une reprise manuelle
• Les frais bancaires liés aux rejets peuvent augmenter la charge de suivi
• Une opposition tardive peut créer un décalage comptable a corriger

RIB Virtuel - Affectation 100% Automatique

La technologie RIB virtuel représente la solution la plus fiable :

• Chaque locataire reçoit un RIB unique
• Les paiements sont automatiquement reconnus et affectés
• Aucune intervention manuelle n'est nécessaire
• Fiabilité à 100% du rapprochement bancaire

💡 Ordre recommandé (du plus chronophage au moins chronophage) : Manuel > Scoring > Code de paiement > Prélèvement > RIB virtuel.

✅ Recommandation : le RIB virtuel reste la meilleure option pour gagner du temps, réduire les erreurs et rester au carré.

2. Étapes de l'Affectation

1. Pour les Encaissements

   • Recherche du bénéficiaire
   • Association à un ou plusieurs loyers/charges (ou autre dépense)
   • Vérification des montants

2. Mode de Répartition

   • Automatique : distribution optimisée des montants
   • Manuel : contrôle ligne par ligne des affectations

3. Gestion des Montants

Mode Automatique

Le système répartit automatiquement le montant total selon l'ordre suivant :

1. Impayés les plus anciens
2. Montants les plus élevés
3. Priorité aux loyers sur les charges

Mode Manuel

Pour chaque ligne d'impayé :

• Minimum : 0€ (bouton "min")
• Maximum : montant total de l'impayé (bouton "max")
• Saisie libre dans la limite du montant disponible

4. Cas Particuliers

Paiements avec RIB Virtuel

La solution la plus efficace pour gérer tes encaissements :

• Attribution d'un RIB unique par locataire
• Reconnaissance instantanée des paiements
• Affectation automatique garantie
• Génération automatique des quittances
• Zéro erreur de rapprochement

Paiements avec Subrogation

Pour les paiements impliquant une subrogation (indemnité visale ou d'un assureur), consultez la page dédiée à la subrogation pour plus de détails.

Paiements Partiels

• Possibilité d'affecter un montant inférieur à l'impayé total
• Le reste à payer est automatiquement calculé et affiché
• Code couleur indiquant l'état de l'affectation (rouge pour reste à payer, vert pour paiement complet)

Encaissements CAF, Chèques ou Espèces

Pour affecter des encaissements en chèque, CAF ou espèces, tu dois d'abord créer une remise. Voici comment procéder :

1. Accéder aux recettes en attente

   • Va dans le menu de gauche "Banque"
   • Clique en haut à droite sur "Recettes en attente de fonds"
   • Clique sur le bouton "+" pour créer une nouvelle remise

2. Choisir le type de remise

   • Sélectionne le type de remise (chèque ou CAF)
   • En pratique, ce choix n'a pas de conséquence sur le fonctionnement, mais il modifie le libellé de l'encaissement sur le compte locataire et le compte rendu de gestion du propriétaire

3. Ajouter une référence

   • Saisis une référence de dépôt ou de remise pour faciliter le suivi

4. Ajouter les bénéficiaires

   • Ajoute la liste des locataires un à un correspondant à ta remise
   • Pour chaque ligne, sélectionne la personne concernée (locataire, propriétaire, etc.)
   • Indique le montant correspondant

Exemple concret : Tu déposes 3 chèques de 500€ :

• Un chèque pour le locataire 1
• Un chèque pour le locataire 2
• Un chèque pour le propriétaire 1 (qui aurait payé des travaux)

Tu ajoutes trois lignes, sélectionnes les 3 personnes liées et indiques le montant de 500€ pour chacune.

5. Générer et affecter la remise
   • Génère ta remise une fois tous les éléments renseignés
   • Depuis l'onglet "Affectation", lie ta remise à l'encaissement bancaire correspondant (par exemple, 1 500€ dans l'exemple ci-dessus)

Cette méthode te permet de tracer précisément chaque remise de chèque, CAF ou espèces avant de les affecter à tes encaissements bancaires.

Validation et Contrôles

Contrôles Automatiques

• Vérification que le total affecté correspond au montant du paiement
• Contrôle des droits de subrogation
• Validation des montants maximum par ligne

Indicateurs Visuels

• Soldes en couleur (vert pour positif, rouge pour négatif)
• Reste à payer en couleur (vert si soldé, rouge si restant)
• État de l'affectation (complète/partielle)

Bonnes Pratiques

1. Vérification Préalable

   • Contrôler l'identité du payeur
   • Vérifier le montant total à affecter
   • S'assurer de la disponibilité des comptes comptables

2. Affectation Optimale

   • Privilégier l'affectation automatique pour les cas standards
   • Réserver l'affectation manuelle pour les cas complexes
   • Documenter les choix d'affectation particuliers

3. Suivi Post-Affectation

   • Vérifier les soldes après affectation
   • Contrôler les restes à payer

2. Comprendre les scores d'affectation

Le système attribue un score à chaque opération bancaire pour faciliter son affectation. Ce score est calculé sur une échelle de 0 à 20 et est représenté par un code couleur :

Niveaux de score

• 🟢 Score vert : "Ce paiement nous semble sûr"

  • Le système a identifié avec une grande certitude le bénéficiaire
  • Affectation automatique recommandée

• 🟡 Score orange : "Merci de vérifier ce paiement"

  • Une vérification manuelle est nécessaire
  • Vérifier les suggestions du système

• 🔴 Score rouge : "Merci de vérifier ce paiement"

  • Attention particulière requise
  • Affectation manuelle recommandée

Calcul du score

Le score est calculé automatiquement lors de la création du paiement selon plusieurs critères :

1. Reconnaissance du code de paiement

   • Détection d'un code au format spécifique
   • Correspondance avec un locataire existant
   • Bonus si le code est exact

2. Détection du bénéficiaire

   • Analyse du libellé bancaire
   • Correspondance avec les noms des locataires
   • Priorité aux paiements récurrents du même émetteur

3. Cas spéciaux

   • Détection des virements CAF
   • Reconnaissance des prélèvements automatiques
   • Identification des paiements récurrents

4. Ajustements dynamiques

   • Le score baisse à 0 si le bénéficiaire est changé plus de 2 fois
   • Les actions de l'utilisateur peuvent modifier le score initial
   • L'historique des affectations influence les scores futurs

💡 Note : Pour les paiements via RIB virtuel, le score est toujours maximal car l'identification est garantie.