Gérer les subrogations

Qu'est-ce que la subrogation dans Locatik ?

La subrogation est un mécanisme comptable qui te permet de gérer des situations où un tiers (comme une assurance loyers impayés - GLI, ou Visale) te verse des fonds pour couvrir une dépense ou une dette qui est initialement liée à un locataire.

Imagine ce scénario :

1. Un locataire ne paie pas son loyer.
2. Ton assurance GLI t'indemnise pour ce loyer impayé.
3. Tu reçois l'argent de l'assurance.

Techniquement, cet argent reçu doit transiter comptablement, et une "dette" est créée : l'agence (ou le propriétaire) doit enregistrer qu'elle doit rembourser l'organisme (l'assurance GLI dans ce cas) si le locataire finit par payer, ou gérer cette écriture selon les termes du contrat d'assurance.

La fonctionnalité "Subrogation" dans Locatik vise à tracer ces opérations complexes.

Comment initier la mise en subrogation ?

Locatik contient la logique pour gérer vos subrogation. Voici comment elle est structurée :

1. Basée sur un paiement initial : Le système part d'une opération d'encaissement d'un assureur ou d'un tiers.
2. Désignation d'un Débiteur : On identifie un "débiteur", le plus souvent le locataire.
3. Identification d'un Créancier : On identifie un "créancier", qui est l'entité à qui la somme est due (par exemple, l'organisme assureur).
4. Création de la Subrogation : Un enregistrement spécifique est créé pour lier le paiement initial, le débiteur et le créancier.
5. Appel de Paiement : Une étape comptable crée une "dette" pour le débiteur envers le créancier. Des écritures sont passées pour refléter que le débiteur doit maintenant cette somme.
6. Suivi : Le système permet ensuite de marquer cette "dette" comme payée (lorsque le remboursement à l'organisme est effectué) ou d'annuler la subrogation si nécessaire, avec les écritures comptables inverses correspondantes.

Comment suivre le montant d'une subrogation ?

Recherche le locataire pour aller sur sa fiche :

1. Va sur l'onglet "Encaissements" où tu trouveras en haut à droite un bouton rouge "Subrogations actives"
2. Clique dessus et tu verras précisément les éléments suivants :

Montant total reçu de l'assureur ou le garant X €

Montant total remboursé à l'assureur ou le garant X €

Reste à rembourser à l'assureur ou le garant X €

Astuce

Ton propriétaire a également une vue similaire sur son espace pour comprendre la situation.

Comment terminer la subrogation (remboursement par le locataire) ?

Lorsque le locataire rembourse l'assureur ou le garant, tu dois indiquer cette information dans Locatik pour mettre à jour le suivi des subrogations. Voici comment procéder :

1. Accède à la fiche du locataire concerné
2. Clique sur l'onglet "Encaissements"
3. Repère le bouton "Subrogations actives" (en rouge) et clique dessus
4. Dans le tableau qui s'affiche, tu verras toutes les subrogations liées à ce locataire
5. Pour chaque subrogation, deux actions sont possibles :

Marquer comme remboursé

Si le locataire a remboursé la somme due à l'assureur ou au garant :

1. Clique sur l'icône ✓ (coche) en face de la subrogation concernée
2. Confirme ton action dans la fenêtre qui apparaît
3. La subrogation passera au statut "Régularisé" avec un indicateur vert

Par exemple : Lola n'a pas payé son loyer de mai (800€), couvert par Visale. En juillet, elle rembourse directement Visale. Tu dois alors marquer cette subrogation comme remboursée pour que ton suivi soit à jour.

Annuler une subrogation

Si tu dois annuler une subrogation (erreur, modification de la situation) :

1. Clique sur l'icône ↺ (flèche circulaire) en face de la subrogation concernée
2. Confirme ton action dans la fenêtre qui apparaît
3. La subrogation passera au statut "Annulé" avec un indicateur gris

Exemple pratique : Tu as enregistré une subrogation pour Jérôme mais c'était une erreur de ta part. Tu peux donc annuler celle-ci rapidement.

Suivi des subrogations

Pour une gestion efficace, nous te recommandons de :

• Vérifier régulièrement le statut des subrogations actives
• Mettre à jour rapidement les remboursements dès qu'ils sont effectués
• Informer les propriétaires des subrogations en cours et de leur règlement

Important

Le suivi rigoureux des subrogations est essentiel pour maintenir une comptabilité exacte et de bonnes relations avec les organismes garants.