Importer des baux

Qu'est-ce qu'un bail dans le logiciel?

Un bail représente le contrat de location entre un propriétaire et un locataire pour un bien immobilier spécifique (lot ou chambre). Dans le logiciel, un bail contient toutes les informations essentielles comme la durée, le loyer, les charges, le dépôt de garantie et les informations sur les parties prenantes.

Le bail constitue l'élément central de la gestion locative, qui permet d'organiser la facturation et le suivi des paiements.

Importance de l'importation des baux

L'importation des baux est généralement la dernière étape du processus de migration de vos données, après avoir importé les propriétés, les lots, les chambres et les personnes. Cette étape est cruciale car elle permet de :

• Conserver l'historique de vos locations
• Assurer la continuité de votre gestion locative
• Éviter la ressaisie manuelle de nombreux contrats
• Maintenir à jour votre comptabilité locative

Préparation

Avant de commencer l'importation, assurez-vous d'avoir préparé un fichier Excel (.xlsx) contenant les données de vos baux.

Structure du fichier d'import

Votre fichier Excel doit comporter les colonnes suivantes :

Colonne	Description	Obligatoire
Bien	Adresse complète et numéro du lot/chambre	Oui
Locataire	Nom et prénom du locataire	Oui
Date début	Date de début du bail (format JJ/MM/AAAA)	Oui
Date fin	Date de fin du bail (format JJ/MM/AAAA)	Non
Loyer	Montant du loyer hors charges	Oui
Charges	Montant des charges	Non
Dépôt de garantie	Montant du dépôt de garantie	Non
Date de versement	Date de versement du dépôt	Non
Type	Type de bail (habitation, commercial, etc.)	Non

Procédure d'importation

1. Connectez-vous à votre compte administrateur
2. Accédez à la section "Importation" du module administratif
3. Sélectionnez "Importer des baux"
4. Téléchargez le modèle de fichier Excel si vous n'en disposez pas déjà
5. Préparez votre fichier selon les spécifications
6. Importez le fichier dans le système
7. Vérifiez le rapport d'importation pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs

Important : Assurez-vous que les lots/chambres et les locataires sont déjà importés dans le système avant d'importer les baux.

Gestion des erreurs

Si des erreurs surviennent pendant l'importation, le système vous fournira un rapport détaillé indiquant :

• Les lignes problématiques
• La nature des erreurs (référence à un lot inexistant, locataire introuvable, format de date incorrect, etc.)
• Des suggestions pour résoudre les problèmes

Les erreurs les plus fréquentes concernent :

• Des références incorrectes à des biens ou locataires
• Des formats de date non conformes
• Des valeurs numériques mal formatées

Compléter les informations après import

Après l'import initial avec les champs obligatoires, vous pourrez enrichir chaque bail dans l'interface du logiciel avec :

• Clauses spécifiques du contrat
• Documents associés (scans du bail original, états des lieux, etc.)
• Garants et colocataires supplémentaires
• Options de paiement et périodicité
• Indexation du loyer

Étapes suivantes

Une fois vos baux importés avec succès, vous pouvez procéder à :

1. Rapprochement des propriétés
2. Recréer les mandats
3. La vérification complète de vos données
4. La configuration des échéances de paiement
5. La mise en place de la facturation automatique
6. L'activation des notifications et alertes

Important : Le rapprochement des propriétés est une étape cruciale après l'import des baux pour garantir que toutes les relations entre les différentes entités sont correctement établies.

Félicitations !

Tu as presque terminé la migration de tes données vers ton nouveau CRM ! Une fois le rapprochement des propriétés et la recréation des mandats effectués, tu pourras :

1. Vérifier l'ensemble des données importées
2. Configurer les rappels et notifications
3. Commencer à utiliser pleinement ton CRM pour la gestion quotidienne de ton activité

Conseil final : N'hésite pas à consulter les autres sections de la documentation pour découvrir toutes les fonctionnalités du CRM !