Recréer les mandats

Une fois que tu as importé tes propriétaires, tes propriétés, tes lots et effectué le rapprochement des propriétés, l'étape suivante consiste à recréer tes mandats de gestion et/ou de location existants. Ce processus est crucial et ne peut pas être automatisé par import Excel, car il nécessite une attention particulière pour maintenir la continuité avec ton registre des mandats précédent.

Prérequis

Avant de commencer à recréer tes mandats, assure-toi que :

1. Tous tes propriétaires sont importés
2. Toutes tes propriétés et lots sont importés
3. Tu as effectué le rapprochement des propriétés
4. Tu disposes des informations sur les mandats existants (dates, honoraires, numéros de mandat, etc.)
5. Tu as sous les yeux ton registre des mandats actuel pour vérifier les numéros

Important : Le rapprochement des propriétés est une étape préalable essentielle. Il garantit que toutes les relations entre propriétaires et propriétés sont correctement établies avant la recréation des mandats.

Procédure détaillée pour recréer un mandat

1. Rechercher le propriétaire et le lot concerné

1. Utilise la barre de recherche en haut pour trouver le propriétaire concerné
   • Tape le nom ou prénom du propriétaire
   • Sélectionne-le dans les résultats qui apparaissent
2. Une fois le propriétaire sélectionné, tu verras la liste de ses biens dans la vue d'ensemble
3. Identifie et clique sur le lot pour lequel tu souhaites recréer un mandat
   • Soit en cliquant sur Créer mandat
   • Soit en cliquant sur le lot puis en allant dans l'onglet Mandat

2. Initier la création du mandat en mode reprise

Dans la fenêtre qui s'ouvre, coche Reprise = Oui

• Cette option est cruciale car elle indique qu'il s'agit d'un mandat déjà existant dans ton ancien système
• Elle permet de maintenir la continuité légale de ton registre des mandats

attention

Ne pas cocher "Reprise" créerait un nouveau mandat avec un nouveau numéro, ce qui pourrait rompre la continuité de ton registre et poser des problèmes légaux.

3. Saisir le numéro de mandat exact

1. Dans le champ "Numéro de mandat", saisis exactement le même numéro que celui figurant dans ton registre des mandats actuel
   • Ce numéro n'est à utiliser que lorsque tu auras repris intégralement ton stock de mandat précédent
2. Vérifie plusieurs fois ce numéro car c'est un point critique de la migration
   • Une erreur de numérotation pourrait rompre la séquence légale de ton registre
   • Deux mandats avec le même numéro créeraient des conflits dans le système

Extrêmement important : La continuité et l'unicité des numéros de mandat sont des obligations légales. Une erreur à ce niveau pourrait avoir des conséquences juridiques en cas de contrôle.

4. Choisir le type de mandat

Sélectionne le ou les types de mandats correspondant à l'existant :

• Mandat de gestion (carte G)
• Mandat de location (Carte T)

5. Configurer les honoraires

Tu peux configurer les honoraires de deux façons :

• Utiliser les tarifs standards préalablement configurés (plus rapide)
• Personnaliser les tarifs pour ce mandat spécifique (si des conditions particulières s'appliquent)

Astuce : En bout de ligne de chaque lot, tu as un crayon pour personnaliser tous les tarifs annexes. Vérifie bien car ton annexe 1 en fera état et ces tarifs seront ceux facturés au client.

6. Saisir les dates exactes du mandat original

Pour une reprise de mandat, saisis scrupuleusement :

• La date de signature originale (telle qu'elle figure sur le mandat papier)
• La date d'effet (qui peut être différente de la date de signature)
• La durée du mandat (en mois)

Conseil : Utilise les documents originaux pour renseigner ces dates avec précision, car elles déterminent les échéances de renouvellement et les obligations légales.

7. Valider le mandat

Pour finaliser la création du mandat en reprise, tu devras ajouter le PDF signé. Ainsi, partout où c'est nécessaire, tu retrouveras en lecture rapide le mandat.

Organisation efficace pour la recréation des mandats

Si tu as de nombreux mandats à recréer, voici comment procéder efficacement :

1. Commence par les mandats les plus récents ou les plus importants
2. Priorise les mandats avec des baux actifs
3. Organise la saisie par secteur géographique ou par propriétaire pour gagner du temps
4. Prévois des sessions de travail dédiées pour éviter les erreurs dues à la fatigue
5. Vérifie régulièrement la cohérence entre ton ancien registre et les mandats recréés

Conseil pratique : Prépare un tableau de suivi pour cocher les mandats déjà recréés et t'assurer de n'en oublier aucun.

Vérifications post-création

Après avoir recréé un mandat, il est recommandé de :

1. Vérifier que le numéro de mandat est correct (via le registre, lien dans le menu de gauche)
2. Contrôler que les dates correspondent à celles du mandat original
3. S'assurer que les honoraires configurés sont conformes aux accords avec le propriétaire
4. Vérifier que le mandat apparaît bien dans la liste des mandats du propriétaire

Points d'attention particuliers

• Continuité du registre : Assure-toi que tous les numéros de mandat de ton ancien registre sont bien repris, sans interruption ni doublon
• Cohérence des dates : Les dates saisies doivent correspondre exactement à celles des mandats originaux
• Exhaustivité : Tous les mandats actifs doivent être recréés pour maintenir l'intégrité de ta gestion

Rappel légal : Le registre des mandats est un document obligatoire qui peut être contrôlé par les autorités. Sa continuité et son exactitude sont essentielles.