Rapprochement des propriétés

Tu as terminé toutes les étapes d'import de tes données ? Pour finaliser le processus et garantir la cohérence entre toutes les entités importées, la fonctionnalité de rapprochement des propriétés est essentielle.

Prérequis

Avant de procéder au rapprochement des propriétés, assure-toi d'avoir complété toutes les étapes précédentes d'import :

1. Import des personnes
2. Import des propriétés
3. Import des lots
4. Import des chambres (si applicable)
5. Import des baux

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Le rapprochement ne peut être effectué qu'après avoir complété toutes les étapes ci-dessus. Une tentative prématurée pourrait entraîner des erreurs ou des liens incomplets.

Qu'est-ce que le rapprochement des propriétés ?

Le rapprochement des propriétés est la dernière étape du processus d'import. Cette fonction permet de :

• Établir et vérifier les liens entre toutes les entités importées (propriétaires, propriétés, lots, chambres, mandats et baux)
• Détecter et résoudre les incohérences potentielles
• Finaliser l'intégration de tes données dans le système

Cette étape est cruciale pour garantir que toutes les relations entre les différentes entités sont correctement établies, permettant ainsi un fonctionnement optimal du logiciel avec tes données.

Procédure de rapprochement

1. Accède à la page d'import depuis le menu principal (menu de gauche importer des données) : /app/import
2. Clique sur le bouton Rapprochement propriétés en haut de la page
3. Le système va analyser toutes les données importées
4. Patiente pendant le traitement qui peut prendre quelques minutes selon la quantité de données
5. Une fois terminé, il ne te reste plus qu'à choisir une propriété dans la liste puis lui affecter ses baux, propriétaires, locataires.

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Conseil : Prends le temps de vérifier le rapprochement pré-automatisé

Résolution des problèmes courants

Si le rapport de rapprochement indique des problèmes, voici les actions à entreprendre selon les cas les plus fréquents :

• Propriétaires sans propriété : Vérifie que les noms des propriétaires sont identiques dans les fichiers d'import des personnes et des propriétés
• Lots sans propriété parente : Assure-toi que l'adresse des lots correspond exactement à celle des propriétés
• Baux sans lot : Vérifie que les références des lots dans les baux sont correctes

Dans la plupart des cas, il faudra corriger les données sources et recommencer le processus d'import pour les entités concernées.

Intérêt du rapprochement

Cette étape finale présente plusieurs avantages importants :

• Cohérence des données : Garantit que toutes les entités sont correctement liées, évitant ainsi les orphelins (entités sans relation)
• Intégrité du système : Assure que les fonctionnalités comme la facturation, les quittances ou les appels de fonds fonctionneront correctement
• Fiabilité des rapports : Permet de générer des statistiques et des analyses précises sur ton portefeuille

Par exemple, sans un rapprochement complet, un bail pourrait ne pas être correctement associé à un lot, ce qui empêcherait la génération d'avis d'échéance.

Prochaines étapes

Une fois le rapprochement terminé avec succès, la dernière étape importante consiste à recréer manuellement tes mandats. Cette étape ne peut pas être automatisée par import et nécessite une saisie manuelle attentive pour maintenir la continuité avec ton registre des mandats précédent.

Après avoir complété toutes ces étapes, tu pourras :

1. Naviguer dans ton portefeuille de biens
2. Gérer tes locations au quotidien
3. Générer tes premiers documents
4. Configurer les paramètres avancés selon tes besoins

Important : Ne néglige pas l'étape de recréation des mandats, car elle est essentielle pour respecter tes obligations légales et assurer le bon fonctionnement du logiciel.

Félicitations ! Une fois les mandats recréés, tu auras complété l'ensemble du processus d'import et seras prêt à tirer pleinement parti de toutes les fonctionnalités du logiciel avec tes propres données.