Importer des lots
Tu souhaites ajouter rapidement tes lots à tes propriétés existantes ? La fonctionnalité d'import te permet d'intégrer facilement tous tes lots en une seule opération.
Qu'est-ce qu'un lot dans le logiciel?
Un lot représente une unité distincte au sein d'une propriété. Il peut s'agir d'un appartement, d'un local commercial, d'un garage, ou de toute autre division d'une propriété immobilière. Chaque lot est rattaché à une propriété parente et possède ses propres caractéristiques.
Dans le système, les lots constituent le niveau intermédiaire entre une propriété et, le cas échéant, les chambres (pour les colocations).
Important : Si un appartement est loué avec une ou plusieurs annexes, ne crée pas plusieurs lots. Indique dans la rubrique "Annexe" ce qui est loué avec le lot. En générant plusieurs lots, le logiciel attend un bail à part.
Préparation de ton fichier d'import
Pour faciliter l'import de tes données, nous mettons à ta disposition des modèles Excel prêts à l'emploi :
- Accède à la page d'import depuis le menu principal :
/app/import - Sélectionne l'onglet Lots
- Clique sur le lien Télécharger un exemple en haut à droite de la page
Structure du fichier d'import
Le fichier Excel pour l'import des lots contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Type de lot | Type de bien (Appartement, Local commercial, Garage, etc.) | Oui |
| Numéro de lot | Numéro d'identification du lot dans la copropriété | Oui |
| Typologie | T1, T2, T3, etc. | Non |
| Bis | Oui / Non (indique si le lot est bis) | Oui |
| Surface | Surface en m² | Oui |
| N° Fiscale | Numéro fiscal du lot | Non |
| Colocation | Oui / Non | Oui |
| Meublé | Oui / Non | Oui |
| N° de rue | Numéro de voie | Oui |
| Rue | Nom de la voie | Oui |
| Code postal | Code postal | Oui |
| Ville | Ville | Oui |
Champs obligatoires
Les champs marqués comme obligatoires (Oui) doivent impérativement être remplis pour que l'importation réussisse. Ce sont les informations minimales nécessaires pour identifier et localiser un lot.
Astuce : Vérifie bien que les propriétés parentes sont déjà importées dans le système avant d'importer les lots.
Procédure d'import
- Prépare ton fichier Excel en suivant le modèle téléchargé
- Dans l'interface d'import, sélectionne l'onglet correspondant (Lots)
- Clique sur le bouton Importer et sélectionne ton fichier
- Patiente pendant le traitement de l'import
- Vérifie les résultats dans le tableau qui s'affiche en dessous
Important : L'import des lots doit être réalisé après l'import des propriétés et des propriétaires, mais avant l'import des chambres et des baux.
Compléter les informations après import
Après l'import initial, tu devras compléter manuellement certaines informations importantes :
- Description détaillée du lot
- Nombre de pièces, chambres, salles de bain, toilettes
- Équipements et annexes (balcon, terrasse, jardin, parking, cave)
- Photos et documents
- Gestion des copropriétaires et leurs quotes-parts respectives
Plus tard, tu pourras accèder à la fiche de chaque lot importé et complète les champs manquants.
Gestion des erreurs
Si certaines lignes de ton fichier contiennent des erreurs, elles seront affichées dans le tableau des résultats. Tu pourras alors :
- Consulter le détail des erreurs pour chaque ligne
- Modifier ton fichier source et réimporter les données
Les erreurs les plus courantes concernent les références à des propriétés ou des propriétaires qui n'existent pas encore dans le système.
Étapes suivantes
Une fois tes lots importés, tu peux passer aux étapes suivantes :
- Importer tes chambres (si applicable pour les colocations)
- Importer les baux
- Rapprochement des propriétés
- Recréer les mandats
L'ordre d'importation est important pour maintenir l'intégrité des données et les relations entre les différentes entités.