Documents

Gestion des documents associés aux biens

Les documents sont essentiels pour documenter les biens immobiliers que tu gères. Le système te permet de les organiser efficacement et de les utiliser dans différents contextes.

remarque

Les photos des biens sont désormais gérées directement via le module d'annonces. Lors de la création ou modification d'une annonce, tu pourras ajouter, organiser et gérer toutes les photos du bien.

Gestion des documents

Tu peux gérer tous les documents associés au bien :

1. Dans l'onglet "Documents", clique sur "Ajouter un document"
2. Sélectionne la catégorie du document :
   • Diagnostics techniques
   • Documents juridiques
   • Factures de travaux
   • Plans
   • Attestations diverses
3. Télécharge le fichier (PDF recommandé)
4. Ajoute une description du document
5. Précise sa date de validité si pertinent

Conseil : Utilise des noms explicites pour tes documents afin de les retrouver facilement (ex: "DPE-Appartement-123-Rue-Example-2023").

Conservation et archivage

Le système conserve l'historique complet des documents :

• Les anciens documents restent accessibles même après leur remplacement
• Un système de versionnement permet de suivre les mises à jour
• Les documents expirés sont signalés mais restent consultables

Important : Tous les documents sont sauvegardés et sécurisés, mais il est recommandé de conserver une copie locale des documents importants.

Documents pour les états des lieux

Les documents sont particulièrement utiles pour les états des lieux :

1. Télécharge les documents dans l'onglet "État des lieux" du bien
2. Associe-les aux différentes rubriques de l'état des lieux
3. Ils serviront de référence officielle tout au long de la location

Droits d'accès et partage

Tu peux contrôler qui a accès aux documents :

• Certains documents sont automatiquement partagés avec le propriétaire
• D'autres peuvent être rendus accessibles aux locataires
• Les documents confidentiels restent visibles uniquement en interne

Types de documents fréquemment utilisés

Voici les principaux documents à associer à tes biens :

1. Documents techniques :

   • Diagnostics immobiliers (DPE, amiante, plomb...)
   • Plans et métrés
   • Notices d'utilisation des équipements

2. Documents juridiques :

   • Titre de propriété
   • Règlement de copropriété
   • Procès-verbaux d'assemblées générales
   • Servitudes éventuelles

3. Documents financiers :

   • Factures de travaux
   • Devis d'entretien
   • Justificatifs de charges

4. Documents administratifs :

   • Autorisations d'urbanisme
   • Déclarations de travaux
   • Certificats de conformité

Exemple concret

Tu gères un appartement et tu viens de recevoir les nouveaux diagnostics :

1. Accède à la fiche du bien
2. Dans l'onglet "Documents", clique sur "Ajouter un document"
3. Sélectionne la catégorie "Diagnostics techniques"
4. Télécharge le fichier PDF du diagnostic
5. Nomme-le "DPE-Appartement-Paris-2023"
6. Indique sa date de validité (10 ans à partir de la date d'émission)

Le document est maintenant correctement archivé et pourra être facilement retrouvé et partagé avec les parties concernées.