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Gestion des dépôts de garantie

Le dépôt de garantie est un élément crucial dans ta relation avec tes locataires. Locatik te propose une gestion complète et transparente, de la collecte jusqu'à la restitution de ce dépôt.

C'est quoi exactement un dépôt de garantie?​

Le dépôt de garantie (parfois appelé "caution") est une somme d'argent que ton locataire te verse (ou verse au propriétaire) au début du bail. Cette somme est conservée pendant toute la durée de la location et sert à couvrir d'éventuels problèmes (loyers impayés, dégradations, etc.).

Dans Locatik, trois options s'offrent à toi pour la gestion du dépôt:

  • Tu peux le conserver sur ton compte d'agence
  • Tu peux le reverser au propriétaire qui le conservera
  • Tu peux le restituer au locataire (en fin de bail)

💡 Conseil: Définis clairement dès le début qui conservera le dépôt de garantie. Cette information doit figurer dans le bail pour éviter toute confusion.

Collecte du dépôt de garantie​

Quand tu crées un nouveau bail, Locatik génère automatiquement un appel de paiement pour le dépôt de garantie. Tu n'as rien à faire de spécial! La comptabilité est automatisée. Tu peux même conserver les 20% pour provision future.

Exemple pratique​

Situation: Julien loue un appartement avec un loyer mensuel de 700€.

  • Tu crées son bail dans Locatik
  • Tu indiques que le dépôt de garantie sera de 700€ (1 mois de loyer) et qu'il sera conservé par l'agence
  • Le système génère automatiquement un appel de paiement pour Julien
  • Quand Julien paie, la somme est créditée sur ton compte dédié aux dépôts de garantie (pas besoin d'avoir un compte bancaire isolé)

⚠️ Attention: Si tu choisis l'option "conservé par le propriétaire", le système gérera différemment les écritures comptables. Le dépôt transitera alors par un compte d'attente propriétaire.

Que faire lors d'une reprise de gestion?​

Quand tu reprends la gestion d'un bien déjà loué, tu dois indiquer qui détient le dépôt de garantie:

Scénario 1: Tu récupères le dépôt

  1. Sélectionne "Dépôt conservé par l'agence"
  2. Coche "Appel de paiement"
  3. Si le dépôt est déjà en ta possession, coche "Reprise automatique"

Scénario 2: Le propriétaire garde le dépôt

  1. Sélectionne "Dépôt conservé par le propriétaire"
  2. Coche "Appel de paiement" si nécessaire

Restitution en fin de bail​

La restitution du dépôt est un moment important. Voici comment ça se passe:

Si c'est toi qui conserves le dépôt​

Tu peux facilement le restituer directement:

  1. Va dans la fiche du locataire
  2. Clique sur "Solde de tout compte"
  3. Indique les éventuelles retenues
  4. Confirme la restitution

Le système génère automatiquement les écritures comptables nécessaires. Ton locataire, s'il est créditeur, deviendra payable; Si son rib n'est pas connu, il recevra une relance pour le saisir.

Si c'est le propriétaire qui conserve le dépôt​

Le système enverra une notification au propriétaire pour lui demander de rembourser le dépôt:

Exemple: "Bonjour M. Martin, votre locataire M. Dubois quitte son logement le 30/06/2023. Merci de bien vouloir procéder au remboursement, vers notre compte, du dépôt de garantie de 800€ que vous conservez depuis le début du bail..."

Le solde de tout compte​

Lors de l'établissement du solde de tout compte, Locatik gère automatiquement le statut du dépôt de garantie:

  1. Le dépôt est marqué comme "à restituer au locataire"
  2. Si des retenues sont appliquées (détériorations constatées), elles sont déduites du montant
  3. Si tu es un bail d'habitation avec provision, alors Locatik te permet d'isoler 20% pour payer la future régularisation de charges. A l'issue de cette régularisation, le solde sera à restituer au locataire.
  4. Le système génère le document de solde de tout compte incluant le détail des retenues

Exemple concret:

  • Dépôt initial: 800€
  • Retenue pour réparation d'une porte: 150€
  • Montant restitué au locataire: 650€

Le locataire reçoit un document détaillant ces montants et justifiant la retenue.

Gérer les détériorations​

Si l'état des lieux de sortie révèle des dégradations, tu peux les facturer et les déduire du dépôt:

  1. Documente précisément chaque dégradation (photos à l'appui)
  2. Saisis le montant de chaque réparation nécessaire
  3. Le système prélèvera automatiquement sur le dépôt

💡 Conseil: Prends toujours des photos lors de l'état des lieux de sortie et obtiens la signature du locataire sur le document d'état des lieux pour éviter toute contestation.

Bonnes pratiques​

Pour une gestion efficace et sans tracas:

  1. Sois clair dès le départ sur qui conserve le dépôt (agence ou propriétaire)
  2. Vérifie régulièrement la liste des dépôts encaissés et non encaissés
  3. Anticipe les fins de bail pour préparer les restitutions
  4. Documente précisément les détériorations avec photos et devis
  5. Respecte les délais légaux (1 mois si l'état des lieux est conforme, 2 mois sinon)

Ce que dit la loi​

  • Le montant maximal est généralement de 1 mois de loyer hors charges (2 mois pour un meublé dans certains cas)
  • Tu dois restituer le dépôt dans un délai légal après la remise des clés
  • Tu ne peux retenir une partie que si tu as des justificatifs solides
  • Le dépôt ne produit pas d'intérêts pour le locataire
  • Tu dois justifier précisément toute retenue effectuée

⚠️ Important: Une restitution tardive du dépôt peut entraîner des pénalités. Locatik t'aide à respecter les délais légaux en automatisant le processus.