Reprendre un bail existant

Tu viens d'acquérir un nouveau mandat mais le bien est déjà loué ? Ou tu souhaites intégrer dans Locatik un bail que tu gères déjà dans un autre logiciel ? La reprise de bail est la fonctionnalité qu'il te faut !

Comprendre les deux types de reprise de bail

Locatik propose deux façons de reprendre un bail existant :

🕒 Reprise dans le passé

Cela consiste à recréer l'historique complet du bail depuis sa date de début initiale. Cela nécessitera donc d'avoir les flux d'encaissements et de décaissements pour réaliser la comptabilité !

🔮 Reprise dans le futur

Cette option te permet de créer un bail en indiquant simplement qu'il existe déjà, sans générer d'historique.

⚠️ Important : Ton choix aura un impact majeur sur la gestion du bail. Prends le temps de bien comprendre les différences avant de te lancer.

Quand utiliser chaque type de reprise ?

Utilise une reprise dans le passé quand :

• Tu as besoin de l'historique complet des loyers
• Tu veux pouvoir justifier tous les mouvements antérieurs (nécessitera d'importer votre banque et de justifier tous les flux)
• Tu reprends un mandat récent avec peu d'historique à recréer

Opte pour une reprise dans le futur quand :

• Le bail existe depuis longtemps et l'historique est trop volumineux
• Tu n'as pas besoin de conserver l'historique des quittances
• Tu veux une solution plus rapide à mettre en place

En théorie, l'historique est déjà géré par ton précédent logiciel. Nous préconisons donc la reprise dans le futur.

Procédure détaillée pour une reprise de bail

Étape 1 : Accéder au formulaire de création

1. Cherche un propriétaire
2. Vue d'ensemble
3. Choisis le lot sur lequel tu veux créer le bail
4. Onglet Bail puis le bouton Créer le bail

Étape 2 : Activer le mode reprise

Dans la première étape du formulaire, après avoir renseigné les informations générales :

1. Sélectionne "Oui" à la question "Reprise de gestion ?"
2. Remplis les autres champs sur informations générales dont la date de début réelle du bail.
3. Va à l'étape "Reprise"

💡 Astuce : Prépare à l'avance tous les documents liés au bail (contrat original, dernières quittances, état des lieux d'entrée) pour faciliter la saisie.

Étape 3 : Choisir entre passé et futur

C'est ici que tu dois faire ton choix crucial en remplissant "Date de reprise" qui découle sur deux options :

Option A : Reprise dans le passé

1. Indique une date passée (soit la date de début de bail, soit une date de reprise de ton choix)
2. Le système va créer toutes les quittances depuis cette date jusqu'à aujourd'hui
3. Tu devras définir, en te positionnant sur la situation locataire, à la date de reprise :
   • Appeler le dépôt de garantie oui/non
     • Non : cela signifie que vous n'avez pas encaissé le dépôt de garantie. C'est certainement le propriétaire qui l'a
     • Oui : vous avez réceptionné (ou vous allez) les fonds. Cela permet de les affecter au compte comptable dépôt de garantie.
   • Etat du solde positif/négatif
     • si nul, met positif égal à 0
     • si négatif (il nous doit de l'argent), détail à quoi la date correspond
     • si positif (on lui doit de l'argent), indiquer le montant créditeur
4. Il te restera à gérer la Banque pour affecter tous les loyers passés à ces quittances afin que la comptabilité soit juste.

remarque

Qu'est-ce qu'un solde locataire ? C'est la valeur du compte comptable de ton locataire. Soit tu lui doit de l'argent (son compte comptable est créditeur, soit il t'en doit à cause d'un ou plusieurs impayés soit il est à 0)

Option B : Reprise dans le futur

1. Indique une date future (généralement le 1er du mois prochain)
2. Aucune quittance ne sera générée sauf à compter de la date future définie
3. Le système considérera que le bail commence à cette date pour Locatik
4. Vous recevrez une notification le jour J pour finaliser la reprise de solde :
   • Solde locataire : vous permettra de définir s'il est nul/créditeur/débiteur à date de reprise (vous ne pourrez renseigner ce champs qu'une fois la date de reprise future atteinte)
   • Montant du dépôt de garantie : saisissez le montant
   • Dépôt conservé par : définissez qui a la trésorerie du dépôt (cela aura un impact lors du départ locataire)
   • Facturation (oui/non) : mettre la facturation à non uniquement si le dépôt de garantie est conservé par le propriétaire et que celui-ci le détient actuellement.
   • Ecriture de reprise automatique comptable (oui/non) : Mettre l'écriture de reprise automatique à oui uniquement si le dépôt de garantie ne change pas de compte bancaire.

Étape 4 : Compléter les autres informations du bail

Continue la saisie des informations habituelles :

• Locataires et garants
• Loyer et charges
• Dépôt de garantie
• Etc.

Au besoin, utilise la page Création d'un bail comme tutoriel.

Impacts de chaque type de reprise

Impact d'une reprise dans le passé

Avantages :

• Historique complet des quittances et paiements
• Possibilité de gérer les impayés antérieurs
• Suivi précis de la relation avec le locataire

Conséquences concrètes :

1. Génération des quittances : toutes les quittances depuis le début du bail sont créées
2. État comptable : tu devras indiquer l'état des paiements pour chaque quittance générée et donc avoir les flux financiers en face (encaissement, honoraires, reversement propriétaire etc)

Exemple concret : Tu reprends la gestion d'un bail signé le 01/03/2022 avec un loyer de 750€/mois. Nous sommes aujourd'hui le 15/09/2023.

• Locatik génère automatiquement 19 quittances (de mars 2022 à septembre 2023)
• Tu indiques que toutes sont payées sauf celle d'août 2023 (impayé de 750€)
• Le système crée la balance du locataire avec un solde débiteur de 750€

Impact d'une reprise dans le futur

Avantages :

• Mise en place rapide
• Pas de saisie d'historique à faire
• Démarrage "propre" dans Locatik

Conséquences concrètes :

1. Pas d'historique : aucune quittance antérieure n'est créée
2. Premier appel de fonds : généré pour la date future indiquée

Exemple concret : Tu reprends le même bail (signé le 01/03/2022) mais tu choisis une reprise au 01/10/2023 (on est le 01/09/2023).

• Aucune quittance n'est générée pour la période 03/2022 - 09/2023
• La première quittance dans Locatik sera celle d'octobre 2023
• L'impayé d'août sera à indiquer dans le solde locataire (page reprise accessible le 01/10/23)

Cas particulier : Gestion du dépôt de garantie

Lors d'une reprise dans le passé

Tu dois préciser si le dépôt a déjà été versé :

1. Coche "Dépôt de garantie déjà versé"
2. Le système n'émettra pas d'appel de fonds pour le dépôt

Lors d'une reprise dans le futur

Tu as deux options :

1. Considérer le dépôt comme déjà versé : même principe que pour la reprise dans le passé
2. Générer un nouvel appel de fonds : si tu veux que le dépôt transite par ton agence

💡 Conseil : Si tu choisis de faire transiter le dépôt par ton agence, assure-toi que le propriétaire qui détenait ce dépôt soit prêt à te le reverser.

Cas pratique : Reprise d'un bail avec solde

Situation initiale :

• Appartement loué depuis le 01/01/2022 à Thomas pour 800€/mois
• Dépôt de garantie de 800€ conservé par l'ancien gestionnaire
• Nous sommes le 15/09/2023
• Thomas a un arriéré de 1600€ (loyers de juillet et août non payés)

Solution A : Reprise dans le passé avec solde

1. Tu choisis une reprise au 01/01/2022
2. Tu devras rapprocher ta banque et on verra qu'il manque 2 mois de loyers impayés
3. Pour le dépôt de garantie, tu coches "Déjà versé"
4. Tu indiques qui détient le dépôt (toi ou le propriétaire)

Résultat :

• 21 quittances sont générées (de janvier 2022 à septembre 2023)
• Le compte locataire affiche un solde débiteur de 1600€
• Tu peux immédiatement lancer une procédure de relance
• Les statistiques d'impayés sont correctement mises à jour

Solution B : Reprise dans le futur avec gestion manuelle du solde

1. Tu choisis une reprise au 01/10/2023
2. Pour gérer l'arriéré, tu mets le solde de départ en débit de 1600€ (sans le lier à un mois précis)
3. Tu peux éventuellement mettre en place un échéancier de régularisation

Résultat :

• Aucune quittance historique n'est générée
• Le compte locataire démarre avec un solde initial de -1600€
• La première quittance sera celle d'octobre 2023
• Les statistiques d'impayés ne refléteront pas l'historique réel

Bonnes pratiques pour une reprise réussie

1. Documente-toi précisément : collecte toutes les informations sur le bail avant de commencer
2. Choisis le bon moment : privilégie le début d'un mois pour une reprise dans le futur
3. Préviens le locataire : informe-le du changement de gestion et des nouvelles coordonnées
4. Vérifie les indexations : assure-toi que le loyer actuel est conforme après indexations
5. Récupère le dépôt : si le propriétaire détenait le dépôt, organise son transfert

Erreurs à éviter

1. ❌ Choisir une reprise dans le passé pour un bail très ancien : tu risques de créer trop d'historique
2. ❌ Oublier de traiter les impayés existants : ils pourraient être perdus dans la transition
3. ❌ Mal paramétrer les charges : vérifie attentivement quelles charges sont récupérables
4. ❌ Ignorer les procédures en cours : relances, contentieux, travaux...

⚠️ Important : Une fois ton choix de reprise validé, il n'est plus possible de changer de mode. Réfléchis bien avant de confirmer !

Checklist complète pour une reprise de bail

Pour ne rien oublier :

• ✅ Collecter toutes les informations du bail original
• ✅ Vérifier le dernier loyer appliqué et sa conformité
• ✅ S'assurer de la bonne gestion du dépôt de garantie
• ✅ Récupérer l'état des lieux d'entrée
• ✅ Informer le locataire du changement de gestionnaire
• ✅ Choisir le bon type de reprise (passé ou futur)
• ✅ Traiter correctement les éventuels impayés
• ✅ Vérifier les assurances (GLI, PNO...)
• ✅ Mettre à jour les coordonnées bancaires pour les prélèvements
• ✅ Planifier la première visite du bien

Ta reprise de bail est maintenant prête ! Locatik te guidera pour la suite de la gestion locative de ce bien.