Gestion des quittances de loyer

Les quittances de loyer sont des documents essentiels pour tes locataires. Elles prouvent le paiement de leur loyer. Bonne nouvelle! Locatik s'occupe de tout, de la création jusqu'à l'envoi.

À quoi sert une quittance?

La quittance est un reçu officiel que tu remets à ton locataire après qu'il a payé son loyer. Ce document est important pour lui car:

• Il prouve qu'il a bien payé son loyer et ses charges
• Il peut le présenter pour ses démarches administratives
• Il sert de justificatif de domicile

Comment ça fonctionne dans Locatik?

Génération automatique, sans effort!

Locatik s'occupe de l'édition des quittances dès validation des encaissements. Si ton locataire a déjà un trop versé suffisant au paiement de la quittance, alors dès le 1 du mois, on lui envoie sa quittance.

Ton locataire :

• Reçoit un e-mail de mise à disposition
• Retrouve ses quittances sur son espace locataire
• Au besoin, tu peux lui envoyer la quittance en pièce jointe en un clic :
  1. Va sur la fiche du locataire
  2. Ouvre l'onglet Quittances
  3. Clique sur le picto "avion"

💡 Note : si le locataire n'a pas d'e-mail, ou si tu as choisi une communication papier, Locatik envoie la quittance par courrier.

Baux trimestriels

Tu choisis la fréquence sur le bail (ou sur l’annonce, elle part ensuite sur le bail) :

• Trimestriel glissant : les trois mois partent de la date de début du bail. Exemple : entrée le 10 février → 10 février–9 mai, puis 10 mai–9 août.
• Trimestriel civil : les trimestres du calendrier (janvier–mars, avril–juin, juillet–septembre, octobre–décembre).

Le libellé de la quittance et de l’avis d’échéance indique la période réelle, pas un mois isolé. Vérifie un exemple après génération.

Dans le tiroir de création manuelle, tu vois aussi les loyers concernés avant de valider.

Conseil

Si le bail commence en cours de trimestre civil, le trimestriel glissant évite de coller artificiellement aux mois de janvier, avril, juillet et octobre.

Avis d’échéance : terme et solde

L’avis d’échéance n’est pas une quittance. Il appelle la période. La quittance part une fois le paiement encaissé.

Tu y lis :

• le montant du terme (loyer + charges de la période, appelés en entier)
• éventuellement le solde antérieur du locataire (sommes échues non réglées, ou crédit en sa faveur)
• le total à régler, ou un reste à régler estimé si un crédit s’imputera à l’échéance

Un trop-perçu ne réduit pas le terme sur le document. Il s’impute à l’échéance. Si le crédit couvre tout le terme, l’avis le dit : aucun règlement n’est attendu, sous réserve de l’évolution du compte.

Les postes de charges sont listés en « dont » (eau froide, TEOM…). Quand plusieurs taux de TVA s’appliquent, chaque poste porte ses montants.

Exemple : Sophie a 150 € de crédit. Terme de 900 €. L’avis appelle 900 € et indique un reste estimé de 750 €.

Honoraires de gestion et quittance

Tes honoraires de gestion suivent le réglage du mandat (Quittancement ou Encaissement). Ce mode est figé sur la quittance. Si tu annules la quittance, Locatik inverse aussi ces honoraires.

Le détail du réglage est dans Tarifs personnalisés.

Cas particuliers: les proratas

Parfois, ton locataire n'occupe pas le logement pendant un mois complet:

• Il arrive en cours de mois
• Il part avant la fin du mois

Dans ces cas, Locatik calcule automatiquement un prorata. Locatik gère le nombre de jour dans un mois. Impossible de prélever + qu'un mois complet !

Exemple concret: Sophie emménage le 15 janvier dans un appartement à 800€/mois avec 100€ de charges:

• Jours d'occupation en janvier: 17 jours (du 15 au 31)
• Calcul pour le loyer: (800€ ÷ 31) × 17 = 438,71€
• Calcul pour les charges: (100€ ÷ 31) × 17 = 54,84€
• Total de la quittance: 493,55€

Le mois suivant, Sophie paiera le montant complet de 900€.

💡 Cas particulier : si tu as une entrée et une sortie le même jour sur un logement, Locatik ajuste automatiquement le prorata pour couvrir 30 jours sur 30, et éviter un calcul incomplet (29 jours) ou trop large (31 jours).

Comment envoyer les quittances?

💡 Astuce : l'envoi est automatique, mais tu peux aussi agir manuellement depuis l'onglet Quittances sur la fiche locataire. Invite-le a se connecter a son espace, toutes ses quittances y sont disponibles.

Impression des quittances

Tu preferes remettre les quittances en main propre ? Tu peux le faire facilement depuis l'onglet Quittances :

1. Selectionne le locataire
2. Va dans l'onglet Quittances
3. En bout de ligne, telecharge la quittance puis imprime-la

En bout de ligne, tu as aussi le picto "avion" pour réenvoyer la quittance par e-mail avec la pièce jointe. Cette option fonctionne si le locataire a une adresse e-mail et qu'il est en mode de communication numérique.

Annuler une quittance

Tu as fait une erreur ? Tu peux annuler une quittance très facilement :

1. Va sur la fiche du locataire concerné
2. Clique sur l'onglet Encaissement
3. Clique sur les 3 points verticaux en bout de ligne de la quittance à annuler
4. Sélectionne Annuler la ligne

Le système effectue automatiquement les opérations comptables inverses pour le loyer et les charges. C'est tout !

1. Générer une nouvelle quittance (ou la modifier)

attention

Si jamais tu as annulé la précédente quittance car le montant était faux (exemple : mauvaise compréhension avec ton locataire, annulation d'une revalorisation ou autre motif) tu dois préalablement à la regénération venir modifier le montant à quittancer selon l'étape suivante !

Pour générer une nouvelle quittance manuellement (à utiliser uniquement si tu en as annulée une) tu peux directement aller sur le locataire, onglet Quittance puis Ajouter une quittance.

2. Modifier une quittance future

Pour cela, va d'abord dans ton bail (Locataire > Baux > clic sur l'oeil en bout de ligne). Ensuite :

1. Va dans l'onglet Loyer & Charges
2. Clique sur Ajouter un loyer
3. Fais tes modifications de loyer ou de charges puis enregistre
4. Retourne dans l'onglet Quittances pour ajouter une quittance

remarque

Normalement, il n'est pas nécessaire d'utiliser ces fonctions car les prorata, appels de loyers et revalorisations sont automatiques.

Cas d'usage concret

Tu offres 6 mois de charges à ton locataire.

1. Tu signes le bail sans charges
2. Dans ton modèle de bail Word, tu précises bien que les charges sont offertes pendant 6 mois
3. Une fois le bail signé, tu définis une date de quittance future (M+6)
4. À cette date, tu ajoutes les charges et leur montant dans Loyer & Charges
5. Puis tu génères la quittance avec le nouveau montant

Lien avec la gestion des impayés

Si un locataire ne paie pas son loyer, Locatik le détecte automatiquement:

• La quittance est marquée comme "non payée"
• Un impayé est créé dans le système
• Tu es averti(e) pour pouvoir agir rapidement

Tu peux ensuite suivre le dossier dans la page Suivre les impayés.

⚠️ Important: Traite les impayés dès leur apparition. Plus tu agis vite, plus les chances de récupérer le loyer sont grandes!

Les bons réflexes à avoir

Pour une gestion fluide des quittances:

1. Configure l'envoi automatique pour gagner un temps précieux
2. Conserve un archivage de toutes les quittances envoyées
3. Explique à tes locataires qu'ils doivent conserver ces documents

Ce que dit la loi

Quelques points importants à connaître:

• La quittance doit mentionner séparément le loyer et les charges
• Elle doit indiquer clairement l'adresse du logement
• Elle doit être signée par toi ou ton représentant
• Tu n'es pas obligé de fournir une quittance, sauf si le locataire la demande
• Tu peux l'envoyer par email si le locataire est d'accord

À quoi ressemble une quittance?

Voici ce que contient une quittance générée par Locatik:

• Le logo et les coordonnées de ton agence
• Les références du bail et du locataire
• L'adresse précise du logement
• Le mois, le trimestre ou la période concernés
• Le montant du loyer (avec prorata éventuel)
• Le montant des charges (avec prorata éventuel) et le détail en « dont » si besoin
• Le montant total payé
• Sur l’avis d’échéance : le solde antérieur du locataire, s’il y en a un
• La date d'émission
• La mention légale de quittance
• Ta signature ou celle de ton représentant

💡 Conseil final: Pour éviter les réclamations, explique toujours à ton locataire pourquoi le montant peut varier d'un mois à l'autre (notamment en cas de prorata).