Gestion des quittances de loyer
Les quittances de loyer sont des documents essentiels pour tes locataires. Elles prouvent le paiement de leur loyer. Bonne nouvelle! Locatik s'occupe de tout, de la création jusqu'à l'envoi.
À quoi sert une quittance?
La quittance est un reçu officiel que tu remets à ton locataire après qu'il a payé son loyer. Ce document est important pour lui car:
- Il prouve qu'il a bien payé son loyer et ses charges
- Il peut le présenter pour ses démarches administratives
- Il sert de justificatif de domicile
Comment ça fonctionne dans Locatik?
Génération automatique, sans effort!
Locatik s'occupe de l'édition des quittances dès validation des encaissements. Si ton locataire a déjà un trop versé suffisant au paiement de la quittance, alors dès le 1 du mois, on lui envoie sa quittance.
Ton locataire :
- Reçoit un e-mail de mise à disposition
- Retrouve ses quittances sur son espace locataire
- Au besoin, tu peux lui envoyer en PJ en un clic :
- Va sur le locataire
- Onglet Quittances
- Clic sur le picto "avion"
Cas particuliers: les proratas
Parfois, ton locataire n'occupe pas le logement pendant un mois complet:
- Il arrive en cours de mois
- Il part avant la fin du mois
Dans ces cas, Locatik calcule automatiquement un prorata. Locatik gère le nombre de jour dans un mois. Impossible de prélever + qu'un mois complet !
Exemple concret: Sophie emménage le 15 janvier dans un appartement à 800€/mois avec 100€ de charges:
- Jours d'occupation en janvier: 17 jours (du 15 au 31)
- Calcul pour le loyer: (800€ ÷ 31) × 17 = 438,71€
- Calcul pour les charges: (100€ ÷ 31) × 17 = 54,84€
- Total de la quittance: 493,55€
Le mois suivant, Sophie paiera le montant complet de 900€.
Comment envoyer les quittances?
💡 Astuce: C'est automatique mais tu peux les ré envoyer via l'onglet Quittance sur la page Locataire. Invite le à se connecter à son espace, elles sont toutes disponibles !
Impression des quittances
Tu préfères remettre les quittances en main propre? Tu peux les imprimer facilement:
- Sélectionne le locataire
- Va dans Quittance
- Clique sur "Imprimer"
Annuler une quittance
Tu as fait une erreur ? Tu peux annuler une quittance très facilement :
- Va sur la fiche du locataire concerné
- Clique sur l'onglet Encaissement
- Clique sur les 3 points verticaux en bout de ligne de la quittance à annuler
- Sélectionne Annuler la ligne
Le système effectue automatiquement les opérations comptables inverses pour le loyer et les charges. C'est tout !
1. Générer une nouvelle quittance (ou la modifier)
Si jamais tu as annulé la précédente quittance car le montant était faux (exemple : mauvaise compréhension avec ton locataire, annulation d'une revalorisation ou autre motif) tu dois préalablement à la regénération venir modifier le montant à quittancer selon l'étape suivante !
Pour générer une nouvelle quittance manuellement (à utiliser uniquement si tu en as annulée une) tu peux directement aller sur le locataire, onglet Quittance puis Ajouter une quittance.
2. Modifier une quittance future
Pour cela, tu vas d'abord aller dans ton bail (Locataire > baux > cliquer sur l'oeil en bout de ligne). Allez dans l'onglet "Loyer & Charges" puis cliquer sur le bouton "Ajouter un loyer". Fais tes modifications de loyer ou de charges puis enregistre. Retourne ensuite dans l'onglet Quittance pour ajouter une quittance.
Normalement, il n'est pas nécessaire d'utiliser ces fonctions car les prorata, appels de loyers et revalorisations sont automatiques.
Lien avec la gestion des impayés
Si un locataire ne paie pas son loyer, Locatik le détecte automatiquement:
- La quittance est marquée comme "non payée"
- Un impayé est créé dans le système
- Tu es averti(e) pour pouvoir agir rapidement
⚠️ Important: Traite les impayés dès leur apparition. Plus tu agis vite, plus les chances de récupérer le loyer sont grandes!
Les bons réflexes à avoir
Pour une gestion fluide des quittances:
- Configure l'envoi automatique pour gagner un temps précieux
- Conserve un archivage de toutes les quittances envoyées
- Explique à tes locataires qu'ils doivent conserver ces documents
Ce que dit la loi
Quelques points importants à connaître:
- La quittance doit mentionner séparément le loyer et les charges
- Elle doit indiquer clairement l'adresse du logement
- Elle doit être signée par toi ou ton représentant
- Tu n'es pas obligé de fournir une quittance, sauf si le locataire la demande
- Tu peux l'envoyer par email si le locataire est d'accord
À quoi ressemble une quittance?
Voici ce que contient une quittance générée par Locatik:
- Le logo et les coordonnées de ton agence
- Les références du bail et du locataire
- L'adresse précise du logement
- Le mois et l'année concernés
- Le montant du loyer (avec prorata éventuel)
- Le montant des charges (avec prorata éventuel)
- Le montant total payé
- La date d'émission
- La mention légale de quittance
- Ta signature ou celle de ton représentant
💡 Conseil final: Pour éviter les réclamations, explique toujours à ton locataire pourquoi le montant peut varier d'un mois à l'autre (notamment en cas de prorata).