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Gérer les dépôts de garantie

Le dépôt de garantie est une somme d'argent versée par le locataire pour garantir l'exécution de ses obligations. Voici comment le gérer efficacement dans Locatik.

Encaissement initial​

Montants légaux​

Location vide :

  • Maximum 1 mois de loyer hors charges
  • Non révisable pendant le bail
  • Non productif d'intérêts

Location meublée :

  • Maximum 2 mois de loyer hors charges
  • Non révisable pendant le bail
  • Non productif d'intérêts

Enregistrement dans Locatik​

  1. Lors de la création du bail :

    • Renseigne le montant
    • Choisis le mode de paiement
    • Note la date de versement

  2. Après réception :

    • Vérifie le montant reçu
    • Enregistre l'encaissement qui devrait s'affecter en priorité au DG

Gestion pendant le bail​

Suivi comptable​

Locatik conserve une trace automatiquement de ton mouvement comptable. Pense à vérifier ta balance comptable de DG conservés pour t'assurer que tout est OK.

Restitution​

Délais légaux​

À respecter strictement :

  • 1 mois si EDL conforme
  • 2 mois si dégradations
  • Décompte justificatif obligatoire

💡 Astuce : Prépare le décompte dès l'état des lieux de sortie !

Procédure dans Locatik​

  1. Chercher ton locataire dans la barre de recherche.
  2. Va dans l'onglet Encaissement du locataire
  3. Clique sur le bouton solde de tout compte (nécessite d'avoir fait un préavis en amont)
  4. Pense à ajouter le RIB du locataire dans l'onglet Grappe de ton/tes locataires
  5. SI le solde est créditeur, ton locataire est payable depuis l'onglet export de paiement (Banque > Export de paiement)

Calcul des retenues (solde de tout compte)​

Dégradations​

  • Compare les états des lieux ==> Si tu utilises Locatik Etat des lieux, ça remonte tout seul !
  • Chiffre les réparations
  • Justifie par des devis (ou génère directement une facture sur la propriété avec un appel immédiat au locataire)
  • Déduis la vétusté

Charges​

  • Calcule le solde
  • Ajoute les régularisations
  • Vérifie les justificatifs
  • Établis le décompte

Documents à produire​

Décompte détaillé​

Doit mentionner :

  • Montant initial
  • Détail des retenues
  • Justificatifs annexés
  • Solde à restituer

Justificatifs​

À joindre obligatoirement :

  • États des lieux
  • Factures des réparations
  • Devis comparatifs
  • Relevés de charges

Cas spéciaux​

Colocation​

Gestion spécifique :

  1. Dépôt souvent divisé
  2. Restitution partielle possible
  3. Solidarité à vérifier
  4. Accord de tous nécessaire

Décès du locataire​

Procédure particulière :

  1. Identifie les héritiers
  2. Demande un certificat
  3. Établis le décompte
  4. Verse aux ayants droit

Contentieux​

Prévention​

Pour éviter les litiges :

  • EDL précis et détaillé
  • Photos datées
  • Devis contradictoires
  • Communication claire

Gestion des désaccords​

En cas de contestation :

  1. Écoute les arguments
  2. Révise si nécessaire
  3. Propose une médiation
  4. Conserve les preuves

Bonnes pratiques​

  1. Anticipation

    • Prépare les documents
    • Planifie les délais
    • Prévois les retenues
    • Informe le locataire

  2. Rigueur

    • Respecte les délais
    • Justifie les retenues
    • Archive les documents
    • Trace les échanges

  3. Communication

    • Explique les calculs
    • Reste disponible
    • Réponds aux questions
    • Confirme les accords

Checklist de restitution​

Pour ne rien oublier :

  • ✅ État des lieux réalisé
  • ✅ Comparaison EDL entrée/sortie
  • ✅ Chiffrage des réparations
  • ✅ Calcul des charges
  • ✅ Décompte détaillé
  • ✅ Justificatifs rassemblés
  • ✅ Coordonnées bancaires vérifiées
  • ✅ Délai respecté

Aspects juridiques​

Textes applicables​

Références essentielles :

  • Loi du 6 juillet 1989
  • Décret du 18 mars 2009
  • Jurisprudence récente

Points de vigilance​

À surveiller particulièrement :

  1. Respect des délais
  2. Justification des retenues
  3. Vétusté appliquée
  4. Forme du décompte

💡 Conseil final : La transparence et la rigueur dans la gestion du dépôt de garantie sont les meilleures garanties contre les contentieux !