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Gérer les dépôts de garantie

Le dépôt de garantie est une somme d'argent versée par le locataire pour garantir l'exécution de ses obligations. Voici comment le gérer efficacement dans Locatik.

Encaissement initial​

Montants légaux​

Location vide :

  • Maximum 1 mois de loyer hors charges
  • Non révisable pendant le bail
  • Non productif d'intérêts

Location meublée :

  • Maximum 2 mois de loyer hors charges
  • Non révisable pendant le bail
  • Non productif d'intérêts

⚠️ Important : Certains locataires sont dispensés du dépôt de garantie (ex : garantie Visale)

Enregistrement dans Locatik​

  1. Lors de la création du bail :

    • Renseigne le montant
    • Choisis le mode de paiement
    • Note la date de versement

  2. Après réception :

    • Vérifie le montant reçu
    • Enregistre l'encaissement
    • Édite le reçu

Gestion pendant le bail​

Suivi comptable​

Conserve une trace de :

  • Date de versement
  • Montant exact
  • Mode de paiement
  • Références bancaires

Cas particuliers​

Changement de propriétaire​

  1. Transfère le dépôt
  2. Mets à jour la comptabilité
  3. Informe le locataire

Changement de gestionnaire​

  1. Inclus dans la reprise
  2. Établis un procès-verbal
  3. Actualise les comptes

Restitution​

Délais légaux​

À respecter strictement :

  • 1 mois si EDL conforme
  • 2 mois si dégradations
  • Décompte justificatif obligatoire

💡 Astuce : Prépare le décompte dès l'état des lieux de sortie !

Calcul des retenues​

Dégradations​

  • Compare les états des lieux
  • Chiffre les réparations
  • Justifie par des devis
  • Déduis la vétusté

Charges​

  • Calcule le solde
  • Ajoute les régularisations
  • Vérifie les justificatifs
  • Établis le décompte

Procédure dans Locatik​

  1. Menu "Dépôts de garantie"
  2. Sélectionne le bail
  3. "Restitution"
  4. Renseigne :
    • Montant à restituer
    • Justification des retenues
    • Coordonnées bancaires
    • Date de virement

Documents à produire​

Décompte détaillé​

Doit mentionner :

  • Montant initial
  • Détail des retenues
  • Justificatifs annexés
  • Solde à restituer

Justificatifs​

À joindre obligatoirement :

  • États des lieux
  • Factures des réparations
  • Devis comparatifs
  • Relevés de charges

Cas spéciaux​

Colocation​

Gestion spécifique :

  1. Dépôt souvent divisé
  2. Restitution partielle possible
  3. Solidarité à vérifier
  4. Accord de tous nécessaire

Décès du locataire​

Procédure particulière :

  1. Identifie les héritiers
  2. Demande un certificat
  3. Établis le décompte
  4. Verse aux ayants droit

Contentieux​

Prévention​

Pour éviter les litiges :

  • EDL précis et détaillé
  • Photos datées
  • Devis contradictoires
  • Communication claire

Gestion des désaccords​

En cas de contestation :

  1. Écoute les arguments
  2. Révise si nécessaire
  3. Propose une médiation
  4. Conserve les preuves

Bonnes pratiques​

  1. Anticipation

    • Prépare les documents
    • Planifie les délais
    • Prévois les retenues
    • Informe le locataire

  2. Rigueur

    • Respecte les délais
    • Justifie les retenues
    • Archive les documents
    • Trace les échanges

  3. Communication

    • Explique les calculs
    • Reste disponible
    • Réponds aux questions
    • Confirme les accords

Checklist de restitution​

Pour ne rien oublier :

  • ✅ État des lieux réalisé
  • ✅ Comparaison EDL entrée/sortie
  • ✅ Chiffrage des réparations
  • ✅ Calcul des charges
  • ✅ Décompte détaillé
  • ✅ Justificatifs rassemblés
  • ✅ Coordonnées bancaires vérifiées
  • ✅ Délai respecté

Aspects juridiques​

Textes applicables​

Références essentielles :

  • Loi du 6 juillet 1989
  • Décret du 18 mars 2009
  • Jurisprudence récente

Points de vigilance​

À surveiller particulièrement :

  1. Respect des délais
  2. Justification des retenues
  3. Vétusté appliquée
  4. Forme du décompte

💡 Conseil final : La transparence et la rigueur dans la gestion du dépôt de garantie sont les meilleures garanties contre les contentieux !