Gérer les quittances
Les quittances de loyer sont des documents essentiels dans la gestion locative. Voici comment les gérer efficacement dans Locatik.
Types de quittances
Quittance mensuelle
Document qui atteste :
- Le paiement du loyer
- Le paiement des charges
- La période concernée
- L'absence d'arriérés
Attestation annuelle
Récapitulatif annuel pour :
- Déclaration d'impôts
- Demandes d'aides
- Dossiers administratifs
Génération automatique
Configuration initiale
- Menu "Paramètres"
- Section "Quittances"
- Configure :
- Format par défaut
- Logo de l'agence
- Signature automatique
- Mentions légales
Programmation
Définis les règles :
- Date de génération
- Mode d'envoi
- Destinataires
- Format (PDF/Email)
💡 Astuce : Programme la génération après la date habituelle de paiement !
Création manuelle
Quittance unique
- Fiche locataire
- Onglet "Quittances"
- "Nouvelle quittance"
- Renseigne :
- Période
- Montants
- Commentaires
Quittances multiples
Pour plusieurs locataires :
- Menu "Quittances"
- "Génération groupée"
- Sélectionne les baux
- Choisis la période
Contenu obligatoire
Informations générales
✅ En-tête
- Nom du bailleur
- Adresse du bailleur
- Références du bien
✅ Locataire
- Nom complet
- Adresse du logement
- Références du bail
Détail des sommes
✅ Montants
- Loyer principal
- Charges locatives
- Autres accessoires
- Total encaissé
✅ Période
- Mois concerné
- Date de paiement
- Mode de règlement
Envoi des quittances
Modes de transmission
Options disponibles :
- Email automatique
- Espace locataire
- Courrier postal
- Remise en main propre
Paramétrage des envois
Dans Locatik :
- Définis le mode préféré
- Programme les envois
- Archive les copies
- Trace les réceptions
⚠️ Important : Garde une preuve d'envoi pour chaque quittance !
Cas particuliers
Paiement partiel
En cas de règlement incomplet :
- Émets un reçu partiel
- Note le solde restant
- Planifie le reliquat
- Informe le locataire
Colocation
Pour les colocataires :
- Une quittance globale
- Ou quittances individuelles
- Mention des quotes-parts
- Noms de tous les colocataires
Gestion des archives
Organisation
Classe les quittances par :
- Année
- Locataire
- Bien
- Type de document
Conservation
Durée légale :
- 5 ans minimum
- Idéalement 10 ans
- Format numérique sécurisé
- Sauvegarde régulière
Utilisation avancée
Modèles personnalisés
Crée des templates pour :
- Différents types de baux
- Mentions spécifiques
- Langues étrangères
- Cas particuliers
Automatisations
Configure des règles pour :
- Génération automatique
- Envoi programmé
- Archivage systématique
- Alertes de suivi
Bonnes pratiques
-
Régularité
- Génère à date fixe
- Vérifie les montants
- Archive systématiquement
- Suis les envois
-
Rigueur
- Double-vérifie les calculs
- Conserve les preuves
- Maintiens l'historique
- Respecte les délais
-
Organisation
- Classe méthodiquement
- Nomme clairement
- Sauvegarde régulièrement
- Trace les actions
Checklist mensuelle
Pour une gestion efficace :
- ✅ Vérification des paiements
- ✅ Génération des quittances
- ✅ Contrôle des montants
- ✅ Envoi aux locataires
- ✅ Archivage des copies
- ✅ Suivi des réceptions
- ✅ Traitement des cas spéciaux
- ✅ Mise à jour des dossiers
Résolution des problèmes
Erreurs courantes
Solutions rapides :
-
Montant incorrect
- Vérifie les calculs
- Émets une correction
- Informe le locataire
-
Non-réception
- Contrôle l'adresse
- Renvoie le document
- Confirme la réception
Support technique
En cas de difficulté :
- Consulte l'aide en ligne
- Contacte le support
- Note la résolution
- Préviens si récurrent
💡 Conseil final : Une gestion rigoureuse des quittances facilite le suivi comptable et évite les litiges !