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Gérer les états des lieux

L'état des lieux est un document essentiel qui protège à la fois le propriétaire et le locataire. Voici comment les gérer efficacement dans Locatik.

Types d'états des lieux​

État des lieux d'entrée​

Obligatoire lors de :

  • La première location
  • Un changement de locataire
  • Une reprise de gestion

État des lieux de sortie​

À réaliser lors de :

  • La fin du bail
  • Un départ anticipé
  • Un changement de gestionnaire

Préparation​

Avant l'état des lieux​

  1. Planifie le rendez-vous

    • Propose plusieurs créneaux
    • Confirme par email
    • Envoie un rappel la veille

  2. Prépare les documents

    • Modèle d'état des lieux
    • Photos récentes du bien
    • Ancien état des lieux
    • Diagnostics techniques

  3. Vérifie l'équipement

    • Appareil photo
    • Tablette ou support papier
    • Mètre
    • Testeur de prises

💡 Astuce : Arrive 15 minutes en avance pour vérifier que tout est accessible.

Réalisation​

Structure du document​

L'état des lieux doit détailler :

  1. Chaque pièce

    • Sols
    • Murs
    • Plafonds
    • Menuiseries

  2. Les équipements

    • Sanitaires
    • Électricité
    • Chauffage
    • Ventilation

  3. Les annexes

    • Cave
    • Parking
    • Balcon
    • Jardin

Prise de photos​

Photographie systématiquement :

  • Les défauts constatés
  • Les compteurs
  • Les équipements sensibles
  • L'état général des pièces

⚠️ Important : Date automatiquement tes photos dans l'application !

Rédaction dans Locatik​

Création du document​

  1. Menu "États des lieux"
  2. "Nouveau document"
  3. Sélectionne le type (entrée/sortie)
  4. Choisis le bien concerné

Remplissage​

Pour chaque élément :

  1. Sélectionne la pièce
  2. Décris l'état précisément
  3. Ajoute les photos
  4. Note les relevés de compteurs

Exemple de description : "Mur nord salon : peinture blanche, bon état général, légère trace d'usure sous l'interrupteur (voir photo 12)"

Points d'attention​

Éléments à vérifier​

✅ Sécurité

  • Détecteurs de fumée
  • Tableau électrique
  • Ventilation
  • Issues de secours

✅ Confort

  • Chauffage
  • Eau chaude
  • Fenêtres
  • Volets

✅ Équipements

  • Électroménager
  • Robinetterie
  • Prises
  • Interrupteurs

Relevés obligatoires​

Noter précisément :

  • Eau froide
  • Eau chaude
  • Électricité
  • Gaz
  • Fioul (si présent)

Finalisation​

Signature​

  1. Relis le document avec le locataire
  2. Apporte les modifications si nécessaire
  3. Fais signer toutes les pages
  4. Remets une copie immédiatement

Archivage​

Dans Locatik :

  1. Scanne le document signé
  2. Rattache-le au dossier locataire
  3. Ajoute les photos en annexe
  4. Archive l'original papier

Cas particuliers​

Absence du locataire​

Si le locataire est absent :

  1. Fais appel à un huissier
  2. Documente tout particulièrement
  3. Envoie une copie en LRAR

Désaccord​

En cas de contestation :

  1. Note précisément les points de désaccord
  2. Propose une contre-visite
  3. Suggère un expert indépendant

Suivi des réserves​

À l'entrée​

  1. Liste les travaux à réaliser
  2. Fixe un délai d'intervention
  3. Planifie une contre-visite
  4. Fais signer un avenant

À la sortie​

  1. Chiffre les réparations
  2. Justifie par des devis
  3. Impute sur le dépôt de garantie
  4. Notifie par LRAR

Bonnes pratiques​

  1. Sois méthodique

    • Suis toujours le même ordre
    • Utilise une checklist
    • Prends ton temps

  2. Reste objectif

    • Décris les faits
    • Évite les jugements
    • Photos à l'appui

  3. Communique clairement

    • Explique tes observations
    • Réponds aux questions
    • Reste professionnel

Checklist finale​

Pour un état des lieux réussi :

  • ✅ Rendez-vous confirmé
  • ✅ Documents préparés
  • ✅ Équipement vérifié
  • ✅ Photos datées
  • ✅ Compteurs relevés
  • ✅ Document signé
  • ✅ Copie remise
  • ✅ Archivage effectué

💡 Dernier conseil : Un état des lieux bien fait évite beaucoup de conflits futurs. Prends le temps nécessaire pour le faire correctement !