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Écritures manuelles

Pourquoi utiliser les écritures manuelles ?​

Les écritures manuelles te permettent d'intervenir directement dans la comptabilité de Locatik pour :

  • Corriger des erreurs ou des situations particulières
  • Enregistrer des opérations qui ne peuvent pas être automatisées
  • Effectuer des régularisations spécifiques
  • Gérer les paiements effectués hors du système

Locatik organise ces opérations par catégories pour te faciliter la recherche et te guider dans tes choix.

Les catégories et opérations disponibles​

Lorsque tu utilises le module d'écritures manuelles, tu auras accès à deux menus déroulants principaux :

  1. Le premier pour sélectionner une catégorie comptable
  2. Le second pour choisir une opération spécifique dans cette catégorie

Catégories comptables disponibles​

Voici la liste complète des catégories que tu peux sélectionner dans le premier menu déroulant :

  1. Quittance - Gestion des quittances de loyer
  2. Préavis - Opérations liées aux préavis locatifs
  3. Retenue sur dépôt de garantie - Gestion des retenues effectuées sur les dépôts
  4. Paiements - Gestion des paiements et encaissements
  5. Frais de mise en location - Opérations liées aux frais d'agence
  6. Garantie loyer impayé (GLI) - Gestion de l'assurance loyers impayés
  7. Dépôt de garantie - Opérations sur les dépôts de garantie
  8. Assurance propriétaire non occupant - Gestion des assurances PNO
  9. Opération diverse - Écritures diverses non classées ailleurs
  10. Honoraire de gestion locative - Gestion des honoraires d'agence

Opérations disponibles par catégorie​

Pour chaque catégorie, le deuxième menu déroulant te proposera des opérations spécifiques :

1. Quittance​

  • Ajout quittance
  • Modification quittance
  • Suppression quittance
  • Annulation quittance

2. Préavis​

  • Ajouter préavis
  • Modification préavis
  • Supprimer préavis

3. Retenue sur dépôt de garantie​

  • Décaissement
  • Reprise
  • Appel de paiement

4. Paiements​

  • Associer paiement manuel
  • Associer à un code de paiement
  • Répartir paiement
  • Enregistrer un paiement direct (locataire - propriétaire)

5. Frais de mise en location​

  • Rembourser frais de mise en location
  • Appeler des frais de mise en location

6. Garantie loyer impayé (GLI)​

  • Appel de GLI au quittancement
  • Annulation quittance de GLI
  • Désactiver la GLI pour un bail
  • Désactiver la GLI pour un lot
  • Activer la GLI pour un bail

7. Dépôt de garantie​

  • Considérer comme payé
  • Déplacer dépôt de garantie

8. Assurance propriétaire non occupant​

  • Appel de paiement
  • Annulation quittance

9. Opération diverse​

  • Transfert

10. Honoraire de gestion locative​

  • Appel d'honoraire de gestion locative
  • Offrir honoraires de gestion locative

Les types d'écritures disponibles​

Le module d'écritures manuelles propose plusieurs catégories d'opérations, chacune ayant des implications différentes sur la comptabilité :

1. Paiements et encaissements​

Ces opérations concernent les flux d'argent entre les différents acteurs :

Paiement direct​

Permet d'enregistrer un paiement effectué par un locataire directement à son propriétaire, sans passer par ton compte bancaire.

Incidence :

  • Crédite le compte du locataire (diminue sa dette)
  • Crédite le compte du propriétaire (augmente ce que tu lui dois)
  • N'affecte pas ton compte bancaire

Association de paiement manuel​

Permet de rattacher un paiement créé manuellement à un compte comptable spécifique.

Incidence :

  • Affecte le solde du compte sélectionné
  • Permet de suivre l'origine et la destination du paiement
  • Maintient l'équilibre comptable

Split de paiement​

Divise un paiement entre plusieurs bénéficiaires ou plusieurs postes.

Incidence :

  • Répartit un montant unique sur plusieurs comptes
  • Utile pour les paiements groupés (plusieurs loyers en un versement)
  • Crée plusieurs écritures à partir d'une seule source

2. Gestion des dépôts de garantie​

Déplacement de dépôt de garantie​

Permet de transférer un dépôt de garantie d'un compte à un autre.

Incidence :

  • Déplace le montant entre les comptes sans modifier le total
  • Utile lors d'un changement de gestionnaire du dépôt
  • Ne génère pas de flux financier réel

Marquer un dépôt de garantie comme payé​

Permet d'indiquer qu'un dépôt de garantie a été versé sans passer par le processus standard.

Incidence :

  • Met à jour le statut du dépôt sans créer de transaction bancaire
  • Ne modifie pas les soldes des comptes
  • Simplement informatif

3. Gestes commerciaux et opérations diverses​

Opérations diverses​

Ce module te permet de créer des écritures entre différents types de comptes pour des besoins spécifiques.

Incidence :

  • Tu choisis le débiteur (qui paie) et le créditeur (qui reçoit)
  • Affecte les soldes des deux comptes concernés
  • Peut utiliser un compte d'attente temporaire si nécessaire

Options de débiteur :

  • Banque (542000) : Prélève les fonds de ton compte bancaire
  • Gestion (706700) : Impute l'opération sur ton compte de gestion (tes honoraires)
  • Bailleur (467) : Facture l'opération au propriétaire
  • Locataire (411) : Facture l'opération au locataire
  • Fournisseur (401) : Impute l'opération à un fournisseur

Réduction des honoraires​

Permet d'accorder une remise sur les frais de gestion facturés.

Incidence :

  • Diminue le montant dû par le propriétaire
  • Réduit tes revenus d'honoraires
  • Utile pour les gestes commerciaux ponctuels

Comment créer une écriture manuelle ?​

Étape 1 : Accéder au module​

  1. Depuis le menu principal, clique sur "Comptabilité"
  2. Sélectionne "Écritures manuelles"

Étape 2 : Choisir le type d'écriture​

  1. Sélectionne d'abord la catégorie comptable dans le menu déroulant
  2. Choisis ensuite l'opération spécifique à réaliser
  3. L'interface s'adapte pour te présenter les champs nécessaires

Étape 3 : Remplir les informations requises​

Selon le type d'opération, tu devras renseigner :

  • Les personnes concernées (propriétaire, locataire, fournisseur)
  • Les comptes comptables à débiter et créditer
  • Le montant de l'opération
  • Le libellé ou la description de l'opération
  • La date de l'opération (par défaut, la date du jour)

Étape 4 : Valider l'écriture​

  1. Vérifie attentivement toutes les informations saisies
  2. Clique sur le bouton "Valider l'écriture"
  3. Une confirmation apparaît pour t'indiquer que l'opération a été enregistrée

Conseils et précautions d'usage​

Bien comprendre les incidences​

Avant de créer une écriture manuelle, assure-toi de comprendre son impact comptable :

Important

Chaque écriture modifie au moins deux comptes (principe de la partie double). Vérifie toujours que tu as correctement identifié qui sera débité et qui sera crédité.

Documentation des opérations​

Ajoute toujours un libellé explicite pour faciliter la compréhension ultérieure :

  • Sois précis : "Remboursement partiel loyer mars suite dégât des eaux" plutôt que "Remboursement"
  • Mentionne les références : Numéros de facture, période concernée, etc.
  • Indique la justification : Raison de l'opération manuelle exceptionnelle

Quand utiliser les écritures manuelles​

Utilise les écritures manuelles uniquement lorsque les processus automatisés ne permettent pas de répondre à ton besoin :

  • Situations exceptionnelles : Correction d'erreur, régularisation exceptionnelle
  • Opérations spécifiques : Gestes commerciaux, annulations partielles
  • Paiements hors circuit : Paiements directs entre locataire et propriétaire
Exemple concret

Un locataire a payé directement au propriétaire son loyer de 700€. Enregistre cette opération avec une écriture manuelle de type "Paiement direct" pour que les comptes du locataire et du propriétaire soient à jour, sans mouvement sur ton compte bancaire.

Trouver et corriger des erreurs​

Si tu constates une erreur après avoir créé une écriture manuelle :

  1. Ne pas supprimer : Les écritures validées ne doivent pas être supprimées
  2. Créer une contre-écriture : Utilise une nouvelle écriture manuelle pour annuler la précédente
  3. Noter la référence : Indique dans le libellé qu'il s'agit d'une correction et référence l'écriture initiale

Impacts sur les rapports financiers​

Les écritures manuelles sont intégrées à tous les rapports financiers de Locatik :

  • Balance comptable : Elles apparaissent dans les soldes des comptes concernés
  • Grand livre : Chaque écriture est visible dans l'historique des comptes
  • Rapports de gestion : Elles sont prises en compte dans les résultats financiers
Attention

L'utilisation excessive d'écritures manuelles peut rendre la comptabilité plus difficile à auditer. Privilégie les processus automatisés lorsque c'est possible et réserve les écritures manuelles aux cas exceptionnels.