OD Remboursement avance
Quand ton locataire a payé une facture qui était à la charge du propriétaire, il va diminuer son paiement de loyer pour compenser ce paiement. Pour remettre l'ensemble des parties à l'équilibre, tu dois créer une OD (opération diverse) de remboursement d'avance.
Quand utiliser cette fonctionnalité
Cette opération est nécessaire quand :
- Ton locataire a payé une facture qui était normalement à la charge du propriétaire
- Il va déduire ce montant de son prochain paiement de loyer
- Tu dois rembourser cette avance au locataire
- Le propriétaire doit être débité du montant correspondant
Comment créer l'OD Remboursement avance
Accès à la fonctionnalité
- Va dans l'onglet Comptabilité
- Clique sur Écritures
- Sélectionne Opération diverse
Configuration de l'opération
Paramètres de base
- Catégorie comptable :
Opération diverse - Opération comptable :
Transfert - Compte d'attente :
Non
💡 À propos du compte d'attente : Le compte d'attente est souvent utile lors d'un débit locataire / crédit propriétaire alors que le locataire n'a pas encore les fonds disponibles sur son compte. Dans le cas d'un remboursement d'avance, tu peux généralement laisser cette option sur "Non".
Configuration des comptes
Débiteur :
- Compte :
467 Bailleur - Sélection : Choisis le propriétaire concerné
- Compte comptable : Choisis le compte concerné
Créditeur :
- Sélection : Choisis l'un des locataires du bail
- Compte comptable : Choisis le compte concerné
Informations financières
- Montant de la remise : Saisis le montant en euros
- Label : Ce qui sera affiché sur le compte de gestion et le compte encaissement du locataire
Validation de l'opération
Une fois tous les champs renseignés, tu peux valider l'opération.
Conséquences de l'opération
Pour le locataire
- Il recevra le montant de l'avance qu'il a faite
- Cela compensera l'éventuel impayé s'il avait déjà déduit ce montant de son paiement de loyer
- S'il n'avait pas encore déduit, il sera en trop-perçu et tu l'informeras au prochain appel de loyer
Pour le propriétaire
- Il verra un débit du montant de la facture
- Puis un crédit moins les honoraires de gestion
- Son compte sera équilibré avec la charge réelle de la facture
Exemple concret
Situation :
- Facture de réparation : 200€
- Cette facture était à la charge du propriétaire
- Le locataire l'a payée et va déduire 200€ de son prochain loyer
Opération à créer :
- Débiteur : Propriétaire (compte 467 Bailleur)
- Créditeur : Locataire
- Montant : 200€
- Label : "Remboursement avance facture réparation"
Résultat :
- Le locataire récupère ses 200€
- Le propriétaire est débité de 200€ (plus les honoraires)
- Les comptes sont équilibrés
Conseils pratiques
Avant de créer l'OD
- Vérifie le montant de la facture payée par le locataire
- Confirme que la facture était bien à la charge du propriétaire
- Vérifie les comptes à utiliser pour le débiteur et le créditeur
Gestion des trop-perçus
- Surveille les comptes locataires après l'opération
- Informe le locataire s'il y a un trop-perçu
- Ajuste le prochain appel de loyer si nécessaire
Suivi comptable
- Conserve les justificatifs de la facture payée par le locataire
- Vérifie l'équilibre des comptes après l'opération
- Documente l'opération dans tes dossiers
Cas particuliers
Factures partagées
Si la facture était partagée entre locataire et propriétaire :
- Calcule la part à la charge du propriétaire uniquement
- Utilise ce montant pour l'OD de remboursement
💡 Conseil important : Si tu détiens la facture, ajoute-la quand même dans l'onglet facture du propriétaire (avec régularisation = non et à payer = non). Cela permettra à ton propriétaire de recevoir le document dans son aide à la déclaration annuelle.
💡 Astuce : Cette opération permet de maintenir la transparence comptable et d'éviter les déséquilibres entre les parties.