Solde de tout compte
Qu'est-ce que le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte est une étape essentielle à la fin d'un bail. Il te permet de :
- Faire le bilan financier complet du bail
- Décider du sort du dépôt de garantie
- Facturer les éventuelles dégradations constatées
- Clôturer proprement la relation avec le locataire sortant
Avec Locatik, ce processus est simplifié et transparent, pour éviter tout litige futur.
Comment accéder au solde de tout compte ?
Depuis la fiche locataire :
- Va sur la fiche du locataire sortant
- Clique sur l'onglet "Encaissements"
- Tu trouveras un bouton "Solde de tout compte" en haut de la page
Le bouton "Solde de tout compte" n'apparaît que si le bail a une date de fin, indiquant qu'il est terminé ou en cours de résiliation.
Les éléments du solde de tout compte
Locatik calcule automatiquement le solde de tout compte en prenant en compte quatre éléments principaux :
1. L'ancien solde du compte locataire
Il s'agit du solde actuel du compte, incluant :
- Les loyers impayés
- Les charges dues
- Les paiements déjà effectués
2. Le dépôt de garantie
Locatik affiche le montant du dépôt et qui le détient :
- conservé par l'agence
- conservé par le propriétaire
- déjà restitué au locataire
Tu peux appliquer une retenue de 20 % pour la future régularisation annuelle des charges.
Quand tu passes cette retenue sur Oui, une confirmation s'ouvre. Elle te rappelle :
- le type de lot
- si le bien est en copropriété ou en monopropriété
- que la retenue n'est autorisée que pour un logement en immeuble collectif
La retenue de 20 % ne s'applique pas si les charges du bail sont au forfait. Locatik bloque alors le choix.
Pour une maison individuelle, n'active pas cette retenue, même si les charges sont payées par provisions.
Si le locataire est couvert par une garantie (GLI ou organisme), un bandeau te rappelle de signaler la fin du bail à l'assureur.
3. Les détériorations
Cette partie te permet de lister toutes les dégradations constatées dans le logement :
- Label : Description de la dégradation (ex : "Porte de cuisine endommagée")
- Montant : Coût de réparation ou de remplacement
- Baux multiples : Option pour répartir le coût entre plusieurs locataires (colocation)
- Justificatif : Possibilité d'ajouter une facture ou un devis
Si tu possèdes déjà une facture pour les travaux, tu peux la créer d'abord dans le système puis revenir au solde de tout compte.
Pour les colocations, active l'option "Baux multiples" pour répartir équitablement les frais de réparation entre les locataires.
Tu as saisi une détérioration trop vite ? Sur l’onglet des mouvements du locataire, ouvre le menu de la ligne puis Annuler la détérioration. Locatik inverse l’écriture. Pas besoin de tout clôturer à nouveau.
Si tu as appliqué une retenue de 20 % et que tu dois la rendre, ouvre le menu de cette ligne puis Restituer retenue sur dépôt de garantie.
Calcul automatique du solde final
Locatik te présente un tableau récapitulatif qui calcule automatiquement le nouveau solde selon la formule :
Nouveau solde = Ancien solde + Dépôt de garantie - Détériorations - Retenue éventuelle de 20%
Le résultat peut être :
- Positif : Tu dois rembourser cette somme au locataire
- Négatif : Le locataire te doit encore cette somme
Clôturer le solde
Une fois que tu as vérifié tous les éléments, clique sur le bouton "Clôturer le solde" en haut à droite.
Une confirmation te sera demandée. Après validation, Locatik va :
- Enregistrer le solde de tout compte dans l'historique du bail
- Marquer le bail comme définitivement clos
- Créer les écritures comptables correspondantes
- Te rediriger vers la fiche du locataire, onglet des mouvements
Un solde déjà clôturé s'ouvre en lecture seule. Tu peux le relire, tu ne peux plus le modifier.
Conseils pour un solde de tout compte sans problème
- Anticipe : Prépare le solde de tout compte dès réception du préavis
- Documente : Prends des photos des détériorations et conserve tous les devis/factures
- Explique : Détaille clairement les calculs au locataire pour éviter les contestations
- Respecte les délais : Tu as légalement 1 mois pour restituer le dépôt de garantie si l'état des lieux est conforme, 2 mois s'il y a des dégradations
La clôture du solde est définitive ! Vérifie bien tous les éléments avant de valider.
Exemple pratique
Marie quitte son appartement après 3 ans de location :
- Son compte locataire a un solde de -150€ (elle a un impayé)
- Son dépôt de garantie est de 800€
- Tu constates une détérioration de l'évier (350€)
- Tu appliques la retenue de 20% (160€)
Le solde final sera : -150€ + 800€ - 350€ - 160€ = +140€ Tu dois donc rembourser 140€ à Marie. Les 160€ seront à restituer lors de la régularisation complète des charges en N+1. On te le rappellera.