Régulariser des charges
Pourquoi régulariser les charges ?
La régularisation des charges est une étape essentielle dans la gestion locative. Elle te permet de:
- Faire le point entre les provisions versées par tes locataires et les dépenses réelles
- Facturer ou rembourser la différence entre les deux montants
- Respecter tes obligations légales de régularisation annuelle
Avec Locatik, cette opération devient simple et précise, car toutes les informations sont déjà connectées : les baux, les provisions et les dépenses.
Dans tes baux, il est important de bien segmenter tes charges comme ça ta régularisation sera simplifiée. Prochainement, tu pourras faire des régularisations sur une même période pour différentes charges. Les ordures ménagères sont un bon exemple!
Comment accéder à la régularisation ?
- Rends-toi sur la fiche du bien concerné en cliquant sur sa carte ou en le recherchant
- Sélectionne l'onglet "Régulariser les charges"
- Tu arrives sur le formulaire de régularisation des charges
Tu peux y accéder depuis un lot car la régularisation concerne un lot =)
Étape 1 : Définir la période et le lot
Sélectionner le lot à régulariser
Si ton bien comporte plusieurs lots, tu dois d'abord choisir celui que tu souhaites régulariser. Clique sur le menu déroulant en haut à gauche pour sélectionner le lot.
Si le bien n'a qu'un seul lot, celui-ci sera automatiquement sélectionné.
Définir la période de régularisation
Utilise le sélecteur de dates pour définir la période sur laquelle tu souhaites effectuer la régularisation :
- Clique sur le champ de dates
- Sélectionne les dates de début et de fin
- Le système calculera automatiquement la durée en jours
Locatik te protège contre les erreurs en désactivant les périodes déjà régularisées et les dates futures.
Tu peux aussi sélectionner une régularisation passée dans le menu au bas du calendrier pour la consulter !
Étape 2 : Vérifier les charges à régulariser
Une fois la période définie, tu verras deux tableaux importants :
Le tableau des charges
Ce tableau affiche toutes les dépenses enregistrées pour le lot pendant la période sélectionnée :
- Charge : Le type de charge (eau, électricité, entretien...)
- Date : La période ou date concernée par la dépense
- Présence : Le nombre de jours de présence de la charge sur la période
- Index : Pour les charges avec compteur (eau, électricité...)
- Montant : Le montant proraté de la charge
Le système vérifie automatiquement si les charges correspondent bien à celles incluses dans les baux. Les charges incluses apparaissent en vert, les manquantes en rouge.
Si tu régularises l'eau froide mais qu'aucune dépense d'eau n'a été enregistrée, la charge apparaîtra en rouge. C'est un signal pour vérifier si tu n'as pas oublié d'enregistrer une dépense.
Le détail par lot
Pour les immeubles en copropriété, tu peux voir la répartition des charges entre les différents lots en fonction des tantièmes. Pour chaque charge, tu peux :
- Voir la répartition automatique selon les tantièmes
- Ajuster manuellement le montant si nécessaire
Étape 3 : Analyser les provisions et le résultat
Le second tableau montre tous les baux actifs pendant la période et calcule :
Les provisions encaissées
Locatik récupère automatiquement toutes les provisions versées par les locataires pendant la période sélectionnée. Tu peux ajuster ces montants en cliquant sur l'icône crayon.
Les provisions à régulariser
C'est le montant total des charges que le locataire doit payer pour la période.
Le résultat
- Vert positif : Le locataire a trop payé, il faut le rembourser
- Rouge négatif : Le locataire n'a pas assez payé, il faut lui facturer le complément
Pour chaque bail, tu peux voir le détail des charges à régulariser avec :
- Le type de charge
- La période de présence du locataire sur cette charge
- L'index de consommation (si applicable)
- Le montant à facturer
Si tu as des charges basées sur des index (comme l'eau), tu peux saisir les index relevés pour le locataire. Le système calculera alors la consommation réelle et le montant à facturer.
Étape 4 : Finaliser la régularisation
Une fois que tu as vérifié toutes les informations, clique sur le bouton "Régulariser les charges" en haut à droite.
Une confirmation te sera demandée. Après validation, le système va :
- Enregistrer la régularisation dans l'historique
- Créer les écritures comptables correspondantes
- Générer une notification pour t'informer du résultat
Consulter les régularisations passées
Tu peux consulter les régularisations précédentes à tout moment :
- Sélectionne le lot concerné
- Clique sur le champ de date
- Choisis une régularisation dans la liste déroulante
Les informations s'afficheront en lecture seule.
Astuces pour une bonne régularisation
- Vérifie tes dépenses : Avant de régulariser, assure-toi d'avoir bien enregistré toutes les dépenses du bien
- Choisis la bonne période : Généralement annuelle, mais tu peux la personnaliser (en cas de départ d'un locataire par exemple)
- Ajuste les provisions : Si tu constates un écart important, pense à ajuster les provisions mensuelles pour l'année suivante
- Explique aux locataires : Le détail fourni par Locatik te permet d'expliquer clairement la régularisation
Pierre est locataire depuis 2 ans et verse 50€ de provisions pour charges chaque mois. À la régularisation annuelle, tu constates que ses charges réelles s'élèvent à 750€ alors qu'il a versé 600€ de provisions. Tu peux alors lui facturer les 150€ de différence tout en lui expliquant le détail des charges, et augmenter ses provisions à 65€/mois pour l'année suivante.
La régularisation des charges doit être effectuée au moins une fois par an selon la législation en vigueur. N'oublie pas de conserver tous les justificatifs de charges !