Charges de copropriété
Tu gères des lots en copropriété pour tes propriétaires : tu reçois les appels de charges du syndic, tu les imputes au bon compte, puis tu paies le syndicat des copropriétaires — pas le compte d'exploitation du cabinet de syndic.
Ce guide relie la fiche Copropriété, le Syndic, l'enregistrement des dépenses et le paiement groupé.
Syndicat et syndic : qui fait quoi ?
La copropriété (le syndicat des copropriétaires), c'est l'ensemble des propriétaires de l'immeuble. Dès qu'un propriétaire achète un lot, il en fait partie. C'est le « patron » : l'assemblée générale vote le budget, les travaux et le choix du syndic.
Le syndic, c'est le gestionnaire nommé pour une durée limitée (cabinet professionnel ou copropriétaire bénévole). Il exécute les décisions de l'AG : contrats d'entretien, appels de charges, comptabilité de l'immeuble, travaux votés, urgences.
Dans Locatik :
| Copropriété | Syndic | |
|---|---|---|
| Stabilité | Ne change pas dans le temps | Peut être révoqué ou remplacé |
| Rôle | Référent de l'immeuble (nom, adresse, documents) | Contact opérationnel (cabinet, gestionnaire) |
| Paiement des charges | RIB au nom du syndicat (sur la fiche copropriété) | Pas de RIB pour régler les appels de fonds |
Tu règles la copropriété, pas le syndic sur son compte courant. Le virement part sur le RIB enregistré sur la fiche copropriété.
Ce que Locatik te permet de faire (et pas faire)
Locatik est un outil de gestion locative pour ton agence. Tu y suis les charges de copropriété pour les biens que tu mandates : appels de fonds, débit propriétaire, virement au syndicat. Tu n'y remplaces pas le logiciel du syndic (compta de l'immeuble, PV d'AG, etc.).
Paramétrer : syndic, copropriété, local
1. Créer le syndic (personne morale)
- Bouton + → Ajouter une personne → Personne morale
- Rôle Syndic
- Renseigne nom, SIRET, coordonnées
- Ajoute si besoin des emails de contact (gestionnaire, compta du cabinet)
Tu n'as pas besoin du RIB du cabinet pour payer les appels de fonds. Si un RIB existe déjà sur la grappe du syndic pour un autre usage, inutile de le recopier sur la copropriété.
2. Créer la copropriété
- Menu Personnes → + → Ajouter une copropriété
- Nom de la résidence, adresse
- Associe le syndic actuel
- Saisis le RIB de la copropriété (compte du syndicat)
Tu peux y déposer dans le temps le règlement de copropriété, des PV d'AG ou d'autres pièces utiles : la fiche copropriété reste la même même si le syndic change.
3. Lier le local et les lots
- Sur le local, à la création ou en modification : Copropriété → Oui, puis choisis ou crée la copropriété
- Sur chaque lot concerné : renseigne le tantième (répartition des charges). Le total de l'immeuble s'affiche à côté du champ
Détail : Ajouter et modifier des biens · Régulariser les charges (tantièmes).
Changement de syndic ou de RIB
La copropriété ne change pas. Tu mets à jour le syndic sur sa fiche et, si le syndicat a un nouveau compte bancaire, tu modifies le RIB sur la copropriété. L'historique des factures déjà passées reste lié aux anciennes échéances ; les nouveaux appels utiliseront le RIB à jour.
Voir aussi la FAQ changement de syndic.
Enregistrer un appel de fonds
C'est une facture de type Appel de fonds, comme une facture fournisseur classique, mais le bénéficiaire du paiement est la copropriété.
- Ouvre le local (ou le propriétaire) → onglet Factures
- Ajouter une facture → Appel de fonds
- Choisis la copropriété (le syndic lié s'affiche pour ton suivi, pas pour le virement)
- Renseigne référence, période, montant, lot(s)
- Règlement fournisseur : Propriétaire via l'agence si tu encaisses pour lui et tu paieras le syndicat
Comme pour toute dépense, adapte la catégorie fiscale et la régularisation locataire (provision, immédiat ou aucune) selon la nature de la charge.
Exemple : appel trimestriel de 420 € pour le lot 12 de la résidence Les Tilleuls. Tu sélectionnes la copropriété « Les Tilleuls », tu mets Propriétaire via l'agence, tu enregistres. Le propriétaire est débité ; l'agence attend d'avoir collecté les fonds avant de payer la copropriété.
Parcours détaillé des champs : Enregistrer une dépense.
Payer la copropriété après encaissement
Même logique que pour un artisan ou un autre fournisseur :
- L'appel de fonds débite le propriétaire (colonne payé via l'agence)
- Locatik place le montant sur un compte d'attente jusqu'à collecte complète
- Quand le total est disponible, la copropriété devient payable
- Tu vas dans Banque → Envoyer des fonds : la ligne est en général précochée avec les autres créanciers
- Tu génères l'export : le virement utilise le RIB de la copropriété
Tu ne crédites pas le syndic pour l'export : c'est la grappe de la copropriété qui est payée.
Vérifier un RIB (sécurité)
En France, les charges doivent être versées sur un compte au nom du syndicat des copropriétaires (souvent libellé « Syndicat des copropriétaires de… » ou « SDC … »), parfois avec la mention du cabinet en mandataire.
Si le titulaire du compte est uniquement le nom du cabinet de syndic, sans syndicat, demande confirmation au syndic (idéalement par un autre canal qu'un simple mail) avant de virer. Les faux RIB par e-mail existent.
Ce rappel ne remplace pas un conseil juridique : en cas de doute, le conseil syndical ou une ADIL peuvent t'éclairer.